Prečo si vybrať open space kancelárie: nová teória activity-based workplace

V posledných rokoch sa nie len väčšie úspešné firmy ale aj takzvaní podnikatelia na voľnej nohe usilujú o navodenie produktívnej atmosféry pri práci. Open space kancelárie sú pre pracujúcich ľudí v mnohom veľkým prínosom a to či už máte firmu s množstvom zamestnancov, alebo ste podnikateľ, ktorému sa nedarí zachovať motiváciu na gauči vo vlastnom byte. 

Otvorené priestory kancelárií, ktoré minimalizujú možnosti vytvoriť si súkromné priestory, odstraňujú steny a dvere, sa v histórii prvýkrát uplatnili niekde v 50.-tych rokoch minulého storočia. Existoval na to dobrý dôvod: odborníci a vrcholoví manažéri predpokladali, že otvorené kancelárske pôdorysy majú tendenciu podporovať spoluprácu medzi zamestnancami, pretože nedostatok fyzických bariér podporuje zvýšenú interakciu.

Svetové spoločnosti ako Google či Facebook plne podporujú teóriu open space. Idea sa stala hlavnou filozofiou najmä v Austrálii a v Holandsku. Podľa Sydney Morning Herald by sme deväť z desiatich kancelárií mohli označiť ako open space. V Spojených štátoch to je podľa Medzinárodného združenia pre správu nehnuteľností (v skratke IFMA) približne 70 % všetkých kancelárskych priestorov.

V súčasnosti čoraz častejšie v tlači objavujeme záblesky negatívnych správ o otvorenom priestore kancelárií. Kritici ako hlavné dôvody uvádzajú zníženie produktivity a zhoršené pracovné správanie. Aké sú výhody a nevýhody open space kancelárií? Ako, ak vôbec, možno najlepšie kombinovať výhody otvoreného dizajnu a súkromných pracovných priestorov?

Najdôležitejšie výhody open space kancelárií

  • Zvýšená spolupráca. Najmä v oddeleniach marketingu a predaja, kde je interakcia prospešná, otvorené kancelárske priestory povzbudzujú zamestnancov, aby spolupracovali.
  • Tvorivé myslenie a inovácie. Ak vedia zamestnanci získať informácie od kolegov bez toho, aby si s nimi dohadovali stretnutie, ušetria čas a zároveň pravdepodobne rýchlejšie prídu s dobrým nápadom.
  • Nižšie náklady na vybudovanie a udržiavanie. Bez potreby stavať steny a deliť halu na menšie segmenty môžu náklady na výstavbu a udržiavanie priestoru klesnúť aj o 20 %.
  • Úspora energie. Práca na otvorenom priestranstve znižuje náklady na vykurovanie, klimatizáciu a elektrickú energiu vďaka lepšiemu prúdu vzduchu a svetla.
  • Znížené výdavky na kancelárske pomôcky. Finančnú úsporu garantuje aj zdieľanie tlačiarní, kopíriek a iných kancelárskych zariadení.
  • Ľahšia reorganizácia. Open space kancelárie sa ľahšie prispôsobia nárastu počtu zamestnancov alebo sa ľahšie preskupia jednotlivé oddelenia pri reorganizácii štruktúry spoločnosti.

Nevýhody open space kancelárií

Zoznam výhod doplňme aj zoznamom nevýhod open space kancelárií, aby sme mali ucelený objektívny pohľad:

  • Hluk a rozptyľovanie znemožňujú zamestnancom sústrediť sa na svoju prácu a riadenie. Môže to spôsobiť zníženie produktivity, najmä pri práci, ktorá si vyžaduje koncentráciu alebo súkromie. Tento problém majú najmä finančné, mzdové alebo HR oddelenia.
  • Nedostatok súkromia. Azda najväčší problém open space kancelárií, o ktorom sa dnes veľa hovorí. Obrazovky na počítači sú viditeľné pre všetkých, ktorí prechádzajú okolo. Je tie nemožno zavolať si bez toho, aby vás niekto počul. To môže byť problém najmä pri právnikoch a personalistoch, ktorí často pracujú s citlivými osobnými údajmi. Navyše, nikto z nás nemá rád pocit, že nás niekto sleduje...
  • Otvorený priestor tiež môžu najmä starší zamestnanci vnímať ako degradáciu, pretože majú pocit, že by si zaslúžili mať svoju vlastnú kanceláriu. Dlhodobá nespokojnosť v práci celkom určite znižuje produktivitu a pracovné nasadenie.

 

Kombinácia otvoreného a súkromného priestoru: Activity-based working

Vývoj kancelárskych priestorov v niektorých regiónoch a pracovných odvetviach, najmä v Austrálii a v technickom priemysle, má v súčasnosti nový trend: pracovné prostredie založené na aktivitách, ktoré poskytujú kombináciu open space priestorov s ďalšími priestormi, ktoré sú špecializované pre určitú činnosť. Mnohé spomínané problémy otvoreného dizajnu odstráni flexibilná kancelária, ktorá nemá pridelený model sedenia.

Vo flexibilných kancelárskych priestoroch zamestnanci nemajú priradený stôl, ale namiesto toho si vyberajú, kde chcú pracovať každý deň. Takéto prostredie výrazne znižuje náklady na prevádzku tým, že maximalizuje využitie priestoru. Zamestnanci si zároveň môžu vybrať priestor, ktorý najviac vyhovuje ich aktuálnej pracovnej úlohe.

Vysvetlíme si to na konkrétnych príkladoch: ak si potrebujete dôverne zavolať, vyberiete si malú kanceláriu, kde budete sám. Tímový brainstorming sa môže konať v príjemnom salóniku, ktorý podporuje kreatívne myslenie. Ďalší zamestnanec, ktorý má na starosti právnu agendu, si vyberie malý a tichý priestor, kde sa môže viac sústrediť a premýšľať.

Ľahké preskupovanie nábytku a ľudí

Túto teóriu podporujú aj odborníci, ktorí nedávno vydali článok v Harvard Business Review. Podľa autorov ich štúdie „ukazujú, že najprospešnejšie pracovné prostredie ponúka celú škálu priestorov. Je to akoby vlastný ekosystém, ktorý umožňuje ľuďom vybrať si, kde a ako pracujú.“1

Ďalším užitočným trendom pri activity-based working je využitie mobilného kancelárskeho nábytku, ktorý zmierňuje problémy open space kancelárií. Namiesto tradičných stolov sa pohyblivý nábytok premiestni podľa konkrétneho účelu. Oveľa ľahšie sa tak dokážu zamestnanci reorganizovať alebo vytvárať medzi sebou chvíľkové skupiny.

Na začiatku vám pomôžu dáta

Ako teda navrhnúť vhodné prostredie pre svojich zamestnancov a čo je základom? Plánovací proces začína analýzou fungovania pracoviska, ktorá vám pomôže pochopiť, ako sa využíva súčasný priestor.

Znamená to zhromaždenie údajov o každej budove, poschodí, konferenčnej miestnosti a sledovanie toho, ako sa využívajú. Pri zisťovaní môžete pokojne použiť aj technologické prístroje, ktoré vám využiteľnosť priestoru zmerajú exaktne. Tieto údaje vám môžu pomôcť určiť správnu kombináciu priestorov a pomer ľudí k pracovným miestam.

Technické údaje môžu pomôcť pri navrhovaní pracovísk, ktoré spĺňajú všetky požiadavky zamestnancov aj zamestnávateľov. Navyše tieto dáta môžu vyprodukovať nástroje, ktoré pomôžu zamestnancom nájsť svoje miesto v spoločnosti aj pri flexibilnom pracovnom priestore.

Tento článok vznikol v spolupráci s www.volnekancelarie.sk.

Zdroje: 

1. https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude
2. https://www.veldhoencompany.com/en/activity-based-working/


Späť

Ako si správne postaviť krb a kachle

--> Teplý nápoj v ruke, v pozadí hrá príjemná hudba a vy ste zabalení v hebkej deke. Keď sa k tomu pridá pohľad na plápolájuce plamene vo vašom krbe, tak si už iba poviete, že už nič pohodlnejšie si neviete predstaviť. Podobne sa môžete cítiť aj na svojej chate, keď si pred spaním zatopíte vo vlastnej kachľovej peci. Ak ste pritom aj gurmáni, tak každý vám môže potvrdiť, že jedlo pripravené v kachľovej peci je obzvlášť chutné a nesie v sebe akúsi arómu kuchyne starých mám. Krb a kachľová pec majú v sebe čaro zútulnenia príbytku a dodávajú..

Rekonštrukcia kúpeľne

Kúpeľňa je priestor, v ktorom netrávime počas dňa veľa času. Síce sa tam stretávame každé ráno a večer so svojou tvárou v zrkadle pri umývaní zubov, ale inak tejto miestnosti nevenujeme prílišnú pozornosť. Priestor pre našu fantáziu dávame skôr pri zariaďovaní obývačky, spálne či detskej izby. To isté často platí aj pri rekonštrukcii bytu či rodinného domu. Nuž, je to akási popoluška medzi miestnosťami, pričom jej postavenie by malo byť oveľa vyššie, ako by sa zdalo na prvý pohľad.Asi tým najväčším dôvodom prečo sa ľudia boja rekonštrukcie..

Kúpa nehnuteľnosti. Aké kroky tento úkon zahŕňa a dokumenty, bez ktorých sa nezaobídeme

Pri otázke kúpy domu alebo bytu sa aspoň raz v živote ocitne každý človek; niekto po skončení štúdia, niekto pri zakladaní rodiny a iný zas v okamihu, keď si našetrí na takú nehnuteľnosť, akú chce mať. Pri tomto kroku je samozrejme nutné zvážiť niekoľko vecí: výšku sumy, ktorou chceme nové bývanie financovať, ostatné faktory, ktoré z pohľadu spotrebiteľa o vhodnosti daného domu či bytu rozhodujú (poloha, občianska vybavenosť a podobne), a v neposlednom rade otázku, či tento krok zveríme realitke, alebo..

Vyporiadanie podielového spoluvlastníctva

 Som jedným z dvoch spoluvlastníkov záhrady v Senci. Keďže v poslednom čase medzi nami vznikajú čoraz častejšie problémy ohľadom jej užívania, chcel by som sa jej zbaviť. Svoju polovicu som už viackrát ponúkol druhému spoluvlastníkovi, ale na moju ponuku nereagoval a už dlhší čas na ňu neviem nájsť kupujúceho. So spoluvlastníkom sa vzhľadom na naše zlé osobné vzťahy nedá vôbec komunikovať. Ako mám ďalej postupovať? Jozef Bednár, Bratislava Vážený pán Bednár, spôsob vyriešenia Vášho problému je určený ustanoveniami Občianskeho zákonníka. Ak..

Založenie spoločenstva vlastníkov

Pán Lasák. Dovoľujeme si vás touto cestou požiadať o poskytnutie informácie k založeniu bytového spoločenstva. Náš bytový dom je spravovaný správcom na základe zmluvy, ktorú sme s ním uzatvorili po odkúpení bytov do osobného vlastníctva v roku 1999. Zanikne správcovstvo vznikom spoločenstva automaticky alebo je nutná výpoveď vlastníkov bytov a nebytových priestorov? Ak je nutná výpoveď, čo všetko musí táto obsahovať? Za vlastníkov bytov ..

Výber realitného makléra

 Získanie a overenie údajov o sprostredkovateľoviPlatba na sprostredkovanie a kúpuS priateľkou sme v inzercii objavili ponuku realitného makléra, ktorý sprostredkúva byty na predaj. Inzerenta sme kontaktovali a dojednali sme si stretnutie. Boli sme prekvapení, že stretnutie prebehlo nie v kancelárii, ale v malom bare. Dotyčný pán nás poinformoval, následne nám ukázal konkrétny byt. Dohodli sme sa na zálohe na predbežné výdavky v sume 9.500,- Sk, údajne záloha a poplatok za právny servis, a dojednali ďalší postup. Doteraz sa nám nepodarilo s „maklérom“ skontaktovať..

Ako bezpečne platiť pri kúpe nehnutelnosti a aké riziká hrozia pri platení hotovosťou za nehnuteľnosti?

Kúpa nehnutelnosti predstavuje z pohľadu bežného človeka pomerne zásadný krok. Ceny nehnuteľností sa totiž pohybujú v desiatkach, niekedy až stovkách tisícoch eur, a preto je na mieste zachovať čo najvyššiu možnú mieru opatrnosti s úhradou kúpnej ceny. Pre zachovanie spomenutej opatrnosti je pritom nevyhnutné poznať aspoň základné princípy prevodu nehnuteľnosti.   Prevod vlastníckeho práva k nehnuteľnosti Kúpa nehnuteľnosti sa realizuje na základe kúpnej zmluvy, avšak samotný podpis kúpnej zmluvy ešte neznamená nadobudnutie..

Daň z nehnuteľností

Čo je to daň z nehnuteľností?Vyrubenie daneKto je to daňovník?Predmet daneVýška sadzby daneNovinkyProblematika dane z nehnuteľností je upravená v zákone č.582/2004 Z. z.o miestnych daniach a miestnom poplatku za komunálne odpady a drobné stavebné odpady (ďalej len "zákon"). V podstate sa teda už tri roky zachováva v pôvodnom stave. Každý rok sa ale dejú jemné úpravy.Čo je to daň z nehnuteľností?  Zákon rozlišuje 3 druhy dane z nehnuteľností:daň z pozemkov,daň zo stavieb,a daň z bytov (kam patria pre účely dane i nebytové priestory v bytovom..

Investing in Real Estate in Slovakia - reality - nehnutelnosti - as Slovaks call it

Investing in Real Estate in Slovakia             Apart from the landmarks and notable touristic attractions this country has to offer, in recent years, the Slovakian Real Estate ( TRH Nehnutelnosti ) market has proven to be a profitable investment for potential real estate investors.   Real Estate Pricing ( Reality ) in Slovakia The average price of flats in Slovakia in the year 2018 stands at 1,612 €/m2.   Reasons to Invest in Real Estate (Reality) in Slovakia There are many reasons to invest in Real estate..