Clanky

Prečo si vybrať open space kancelárie: nová teória activity-based workplace

V posledných rokoch sa nie len väčšie úspešné firmy ale aj takzvaní podnikatelia na voľnej nohe usilujú o navodenie produktívnej atmosféry pri práci. Open space kancelárie sú pre pracujúcich ľudí v mnohom veľkým prínosom a to či už máte firmu s množstvom zamestnancov, alebo ste podnikateľ, ktorému sa nedarí zachovať motiváciu na gauči vo vlastnom byte. 

Otvorené priestory kancelárií, ktoré minimalizujú možnosti vytvoriť si súkromné priestory, odstraňujú steny a dvere, sa v histórii prvýkrát uplatnili niekde v 50.-tych rokoch minulého storočia. Existoval na to dobrý dôvod: odborníci a vrcholoví manažéri predpokladali, že otvorené kancelárske pôdorysy majú tendenciu podporovať spoluprácu medzi zamestnancami, pretože nedostatok fyzických bariér podporuje zvýšenú interakciu.

Svetové spoločnosti ako Google či Facebook plne podporujú teóriu open space. Idea sa stala hlavnou filozofiou najmä v Austrálii a v Holandsku. Podľa Sydney Morning Herald by sme deväť z desiatich kancelárií mohli označiť ako open space. V Spojených štátoch to je podľa Medzinárodného združenia pre správu nehnuteľností (v skratke IFMA) približne 70 % všetkých kancelárskych priestorov.

V súčasnosti čoraz častejšie v tlači objavujeme záblesky negatívnych správ o otvorenom priestore kancelárií. Kritici ako hlavné dôvody uvádzajú zníženie produktivity a zhoršené pracovné správanie. Aké sú výhody a nevýhody open space kancelárií? Ako, ak vôbec, možno najlepšie kombinovať výhody otvoreného dizajnu a súkromných pracovných priestorov?

Najdôležitejšie výhody open space kancelárií

  • Zvýšená spolupráca. Najmä v oddeleniach marketingu a predaja, kde je interakcia prospešná, otvorené kancelárske priestory povzbudzujú zamestnancov, aby spolupracovali.
  • Tvorivé myslenie a inovácie. Ak vedia zamestnanci získať informácie od kolegov bez toho, aby si s nimi dohadovali stretnutie, ušetria čas a zároveň pravdepodobne rýchlejšie prídu s dobrým nápadom.
  • Nižšie náklady na vybudovanie a udržiavanie. Bez potreby stavať steny a deliť halu na menšie segmenty môžu náklady na výstavbu a udržiavanie priestoru klesnúť aj o 20 %.
  • Úspora energie. Práca na otvorenom priestranstve znižuje náklady na vykurovanie, klimatizáciu a elektrickú energiu vďaka lepšiemu prúdu vzduchu a svetla.
  • Znížené výdavky na kancelárske pomôcky. Finančnú úsporu garantuje aj zdieľanie tlačiarní, kopíriek a iných kancelárskych zariadení.
  • Ľahšia reorganizácia. Open space kancelárie sa ľahšie prispôsobia nárastu počtu zamestnancov alebo sa ľahšie preskupia jednotlivé oddelenia pri reorganizácii štruktúry spoločnosti.

Nevýhody open space kancelárií

Zoznam výhod doplňme aj zoznamom nevýhod open space kancelárií, aby sme mali ucelený objektívny pohľad:

  • Hluk a rozptyľovanie znemožňujú zamestnancom sústrediť sa na svoju prácu a riadenie. Môže to spôsobiť zníženie produktivity, najmä pri práci, ktorá si vyžaduje koncentráciu alebo súkromie. Tento problém majú najmä finančné, mzdové alebo HR oddelenia.
  • Nedostatok súkromia. Azda najväčší problém open space kancelárií, o ktorom sa dnes veľa hovorí. Obrazovky na počítači sú viditeľné pre všetkých, ktorí prechádzajú okolo. Je tie nemožno zavolať si bez toho, aby vás niekto počul. To môže byť problém najmä pri právnikoch a personalistoch, ktorí často pracujú s citlivými osobnými údajmi. Navyše, nikto z nás nemá rád pocit, že nás niekto sleduje...
  • Otvorený priestor tiež môžu najmä starší zamestnanci vnímať ako degradáciu, pretože majú pocit, že by si zaslúžili mať svoju vlastnú kanceláriu. Dlhodobá nespokojnosť v práci celkom určite znižuje produktivitu a pracovné nasadenie.

 

Kombinácia otvoreného a súkromného priestoru: Activity-based working

Vývoj kancelárskych priestorov v niektorých regiónoch a pracovných odvetviach, najmä v Austrálii a v technickom priemysle, má v súčasnosti nový trend: pracovné prostredie založené na aktivitách, ktoré poskytujú kombináciu open space priestorov s ďalšími priestormi, ktoré sú špecializované pre určitú činnosť. Mnohé spomínané problémy otvoreného dizajnu odstráni flexibilná kancelária, ktorá nemá pridelený model sedenia.

Vo flexibilných kancelárskych priestoroch zamestnanci nemajú priradený stôl, ale namiesto toho si vyberajú, kde chcú pracovať každý deň. Takéto prostredie výrazne znižuje náklady na prevádzku tým, že maximalizuje využitie priestoru. Zamestnanci si zároveň môžu vybrať priestor, ktorý najviac vyhovuje ich aktuálnej pracovnej úlohe.

Vysvetlíme si to na konkrétnych príkladoch: ak si potrebujete dôverne zavolať, vyberiete si malú kanceláriu, kde budete sám. Tímový brainstorming sa môže konať v príjemnom salóniku, ktorý podporuje kreatívne myslenie. Ďalší zamestnanec, ktorý má na starosti právnu agendu, si vyberie malý a tichý priestor, kde sa môže viac sústrediť a premýšľať.

Ľahké preskupovanie nábytku a ľudí

Túto teóriu podporujú aj odborníci, ktorí nedávno vydali článok v Harvard Business Review. Podľa autorov ich štúdie „ukazujú, že najprospešnejšie pracovné prostredie ponúka celú škálu priestorov. Je to akoby vlastný ekosystém, ktorý umožňuje ľuďom vybrať si, kde a ako pracujú.“1

Ďalším užitočným trendom pri activity-based working je využitie mobilného kancelárskeho nábytku, ktorý zmierňuje problémy open space kancelárií. Namiesto tradičných stolov sa pohyblivý nábytok premiestni podľa konkrétneho účelu. Oveľa ľahšie sa tak dokážu zamestnanci reorganizovať alebo vytvárať medzi sebou chvíľkové skupiny.

Na začiatku vám pomôžu dáta

Ako teda navrhnúť vhodné prostredie pre svojich zamestnancov a čo je základom? Plánovací proces začína analýzou fungovania pracoviska, ktorá vám pomôže pochopiť, ako sa využíva súčasný priestor.

Znamená to zhromaždenie údajov o každej budove, poschodí, konferenčnej miestnosti a sledovanie toho, ako sa využívajú. Pri zisťovaní môžete pokojne použiť aj technologické prístroje, ktoré vám využiteľnosť priestoru zmerajú exaktne. Tieto údaje vám môžu pomôcť určiť správnu kombináciu priestorov a pomer ľudí k pracovným miestam.

Technické údaje môžu pomôcť pri navrhovaní pracovísk, ktoré spĺňajú všetky požiadavky zamestnancov aj zamestnávateľov. Navyše tieto dáta môžu vyprodukovať nástroje, ktoré pomôžu zamestnancom nájsť svoje miesto v spoločnosti aj pri flexibilnom pracovnom priestore.

Tento článok vznikol v spolupráci s www.volnekancelarie.sk.

Zdroje: 

1. https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude
2. https://www.veldhoencompany.com/en/activity-based-working/


Späť

Bývanie a reality
Budúcnosť Smart City: Moderné technológie a efektívne riešenia pre lepší život Budúcnosť Smart City: Moderné technológie a efektívne riešenia pre lepší život

Rýchly technologický pokrok zmenil spôsob, akým vnímame naše mestá a ich infraštruktúru. Potvrdzujú to aj stĺpy verejného osvetlenia a plotové tvárnice, ktoré sa stali súčasťou vývoja smart city, kombinujúceho moderné technológie a efektívne riešenia pre lepší život občanov.   Akú kľúčovú úlohu zohrávajú tieto systémy v budúcnosti moderného a inteligentného mesta? Stĺpy verejného osvetlenia: Viac než len svetlo Stožiare verejného osvetlenia sú dnes oveľa viac než len zdrojom svetla v noci. S príchodom inteligentných technológií..
Realitná kancelária alebo radšej na vlastnú päsť? Realitná kancelária alebo radšej na vlastnú päsť?

S podpisom kúpnej zmluvy sa neponáhľajte, nechajte si dostatok času na rozmyslenieV čom vám pomôže realitná kanceláriaPozor na zmluvuNa čo si dať pozor pri výbere realitnej kanceláriePrečo sa oplatí využiť služby realitných kancelárií S podpisom kúpnej zmluvy sa neponáhľajte, nechajte si dostatok času na rozmyslenie Orientovať sa na trhu s nehnuteľnosťami nie je jednoduché. Podvody pri predaji bytov sa v posledných rokoch na Slovensku čoraz viac rozmáhajú. V policajných štatistikách figuruje stále viac prípadov, keď ľudia bez skúseností v oblasti realít,..
Zatepľovanie bytov a domov

Úsporné zatepľovanieVykurovanieFinancovaniePožiadavkou všetkých vlastníkov a obyvateľov bytov je mať čo najspoľahlivejšiu správu domu, tak aby bola účelná a šetrila spoločné peniaze. Najefektívnejším spôsobom správy bytového domu je v dnešnej dobe považované spoločenstvo vlastníkov bytov (SVB). Druhou alternatívou správy domu je pre vlastníkov bytov možnosť vybrať si z ponúk firiem, ktoré sa zaoberajú správou nehnuteľností. Spoločenstvo je právnická osoba založená podľa zákona NR SR č.182/1993 Z.z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov,..
Právna poradňa
Spoločný nájom bytu manželmi a jeho užívanie

Obraciam sa na Vás s touto otázkou: dňa 20.6.1995 som sa stal výlučným užívateľom družstevného bytu v Košiciach, teda bola so mnou spísaná zmluva o nájme bytu. V auguste 1996 som uzavrel manželstvo. Nedávno sme boli právoplatne rozvedení. Bývalá manželka sa z bytu odsťahovala a dňa 20.3.2010 som požiadal príslušnú mestskú časť o zrušenie trvalého pobytu pre bývalú manželku. Dostal som odpoveď, že bývalej manželke nezaniklo užívacie právo k bytu a mojej žiadosti bude vyhovené po predložení právoplatného súdneho rozhodnutia o majetkovo-právnom..
Komunikácia medzi správcom a vlastníkmi bytov - otázka efektivity

„Minulý rok došlo v našom dome ku zmene správy, ktorú pôvodne vykonávalo spoločenstvo vlastníkov. Toto spoločenstvo však stále je registrované ako existujúce. To je pomimo, avšak podstatným problémom je komunikácia so správcovskou spoločnosťou, ktorá spravuje náš dom. V dome, ktorý má dva vchody – predný a zadný - sú vytrhané mnohé svetelné spínače, svetlo možno zapnúť len na niektorých z dvoch poschodí, príp. na prízemí, čo značne komplikuje najmä v tomto zimnom období pohyb po schodoch v dome, navyše mnoho z obyvateľov je vo vyššom veku,..
Predaj domu v exekúcii - nadobudnutie spoluvlastníckeho podielu

 Pred tromi rokmi som začal podnikať ako živnostník, no nedarilo sa mi. Z mojej činnosti mi zostali len dlhy, a čo čert nechcel, došla mi exekúcia. Keďže som nemal iný majetok, exekútor založil náš rodinný dom. Dom vlastnia dovedna štyri osoby, ja v jednej štvrtine. V rámci domu ešte má prenajaté priestory jedna firma, s ktorou máme nájomnú zmluvu. Obávam sa, že prídeme o dom ako aj o príjem za prenájom. Dá sa predísť predaju domu, môže nás žalovať firma, ktorej prenajímame priestor?Cyprián H., HlohovecPredpoklady na predaj nehnuteľnostiV prvom rade by..
Financie
Financovanie prác na bytovke domu

Keď sa obnova financuje prostredníctvom bankyNajlacnejšie požičiava štátMožnosti financovania obnovy bytových domovŠtátny fond rozvoja bývaniaŠtátna dotáciaAko dostať dotáciu ministerstvaStavebné sporiteľneKomerčné bankyPodmienky, za akých banky požičiavajú na obnovu bytovČo je pri poskytovaní úveru bankou dôležitéÚvery na obnovu bytového domu poskytujú komerčné banky aj stavebné sporiteľne, najvýhodnejšie však na tento účel požičiava štát.Keď sa obnova financuje prostredníctvom banky Na obnovu bytového domu si možno požičať aj od..
Vlastníte nehnuteľnosť? Nezabudnite na poistenie.

Ako sa stanovuje poistná suma?Kedy je poistenie povinné?Poistenie obytných budovPoistenie domácnostiRozhovor s riaditeľom úseku neživotného poistenia Ing. Martinom GergelymPrečo by si majitelia bytov a domov mali nechať poistiť svoj majetok?Aké druhy poistenia odporúčate klientom, čo sa týka nehnuteľností?Existujú nehnuteľnosti, ktoré jednoducho poistiť nemožno - nevzťahuje sa na nich žiaden druh poistenia?Aký je rozdiel medzi jednotlivými druhmi poistenia, čo sa týka nehnuteľností?Ako má postupovať klient, ktorý si chce nechať poistiť domácnosť alebo nehnuteľnosť?Každý..
Vývoj cien bytov v Bratislave v roku 2008

Skoro každého, ktorý či už má byt alebo si ho ešte len plánuje obstarať, zaujíma vývoj cien bytov a hlavne prognóza do budúcnosti. Prvé sa dá ukázať na základe zozbieraných údajov, druhé sa dá v súčasnosti len veľmi obtiažne predpovedať.Pozrime sa teda, čo sa na trhu s bratislavskými bytmi dialo od januára 2008 po čiastočnom cca mesačnom (vianočnom) útlme, ktorý nastal po zatiaľ najväčšom realitnom boome na Slovensku v jeseni 2007, kedy boli ceny za meter štvorcový starých bytov v hlavnom meste drahšie ako ceny za meter štvorcový v novostavbách.Realitný..

Pre zlepšovanie vášho zážitku na našich stránkach používame cookies.