Prečo si vybrať open space kancelárie: nová teória activity-based workplace

V posledných rokoch sa nie len väčšie úspešné firmy ale aj takzvaní podnikatelia na voľnej nohe usilujú o navodenie produktívnej atmosféry pri práci. Open space kancelárie sú pre pracujúcich ľudí v mnohom veľkým prínosom a to či už máte firmu s množstvom zamestnancov, alebo ste podnikateľ, ktorému sa nedarí zachovať motiváciu na gauči vo vlastnom byte. 

Otvorené priestory kancelárií, ktoré minimalizujú možnosti vytvoriť si súkromné priestory, odstraňujú steny a dvere, sa v histórii prvýkrát uplatnili niekde v 50.-tych rokoch minulého storočia. Existoval na to dobrý dôvod: odborníci a vrcholoví manažéri predpokladali, že otvorené kancelárske pôdorysy majú tendenciu podporovať spoluprácu medzi zamestnancami, pretože nedostatok fyzických bariér podporuje zvýšenú interakciu.

Svetové spoločnosti ako Google či Facebook plne podporujú teóriu open space. Idea sa stala hlavnou filozofiou najmä v Austrálii a v Holandsku. Podľa Sydney Morning Herald by sme deväť z desiatich kancelárií mohli označiť ako open space. V Spojených štátoch to je podľa Medzinárodného združenia pre správu nehnuteľností (v skratke IFMA) približne 70 % všetkých kancelárskych priestorov.

V súčasnosti čoraz častejšie v tlači objavujeme záblesky negatívnych správ o otvorenom priestore kancelárií. Kritici ako hlavné dôvody uvádzajú zníženie produktivity a zhoršené pracovné správanie. Aké sú výhody a nevýhody open space kancelárií? Ako, ak vôbec, možno najlepšie kombinovať výhody otvoreného dizajnu a súkromných pracovných priestorov?

Najdôležitejšie výhody open space kancelárií

  • Zvýšená spolupráca. Najmä v oddeleniach marketingu a predaja, kde je interakcia prospešná, otvorené kancelárske priestory povzbudzujú zamestnancov, aby spolupracovali.
  • Tvorivé myslenie a inovácie. Ak vedia zamestnanci získať informácie od kolegov bez toho, aby si s nimi dohadovali stretnutie, ušetria čas a zároveň pravdepodobne rýchlejšie prídu s dobrým nápadom.
  • Nižšie náklady na vybudovanie a udržiavanie. Bez potreby stavať steny a deliť halu na menšie segmenty môžu náklady na výstavbu a udržiavanie priestoru klesnúť aj o 20 %.
  • Úspora energie. Práca na otvorenom priestranstve znižuje náklady na vykurovanie, klimatizáciu a elektrickú energiu vďaka lepšiemu prúdu vzduchu a svetla.
  • Znížené výdavky na kancelárske pomôcky. Finančnú úsporu garantuje aj zdieľanie tlačiarní, kopíriek a iných kancelárskych zariadení.
  • Ľahšia reorganizácia. Open space kancelárie sa ľahšie prispôsobia nárastu počtu zamestnancov alebo sa ľahšie preskupia jednotlivé oddelenia pri reorganizácii štruktúry spoločnosti.

Nevýhody open space kancelárií

Zoznam výhod doplňme aj zoznamom nevýhod open space kancelárií, aby sme mali ucelený objektívny pohľad:

  • Hluk a rozptyľovanie znemožňujú zamestnancom sústrediť sa na svoju prácu a riadenie. Môže to spôsobiť zníženie produktivity, najmä pri práci, ktorá si vyžaduje koncentráciu alebo súkromie. Tento problém majú najmä finančné, mzdové alebo HR oddelenia.
  • Nedostatok súkromia. Azda najväčší problém open space kancelárií, o ktorom sa dnes veľa hovorí. Obrazovky na počítači sú viditeľné pre všetkých, ktorí prechádzajú okolo. Je tie nemožno zavolať si bez toho, aby vás niekto počul. To môže byť problém najmä pri právnikoch a personalistoch, ktorí často pracujú s citlivými osobnými údajmi. Navyše, nikto z nás nemá rád pocit, že nás niekto sleduje...
  • Otvorený priestor tiež môžu najmä starší zamestnanci vnímať ako degradáciu, pretože majú pocit, že by si zaslúžili mať svoju vlastnú kanceláriu. Dlhodobá nespokojnosť v práci celkom určite znižuje produktivitu a pracovné nasadenie.

 

Kombinácia otvoreného a súkromného priestoru: Activity-based working

Vývoj kancelárskych priestorov v niektorých regiónoch a pracovných odvetviach, najmä v Austrálii a v technickom priemysle, má v súčasnosti nový trend: pracovné prostredie založené na aktivitách, ktoré poskytujú kombináciu open space priestorov s ďalšími priestormi, ktoré sú špecializované pre určitú činnosť. Mnohé spomínané problémy otvoreného dizajnu odstráni flexibilná kancelária, ktorá nemá pridelený model sedenia.

Vo flexibilných kancelárskych priestoroch zamestnanci nemajú priradený stôl, ale namiesto toho si vyberajú, kde chcú pracovať každý deň. Takéto prostredie výrazne znižuje náklady na prevádzku tým, že maximalizuje využitie priestoru. Zamestnanci si zároveň môžu vybrať priestor, ktorý najviac vyhovuje ich aktuálnej pracovnej úlohe.

Vysvetlíme si to na konkrétnych príkladoch: ak si potrebujete dôverne zavolať, vyberiete si malú kanceláriu, kde budete sám. Tímový brainstorming sa môže konať v príjemnom salóniku, ktorý podporuje kreatívne myslenie. Ďalší zamestnanec, ktorý má na starosti právnu agendu, si vyberie malý a tichý priestor, kde sa môže viac sústrediť a premýšľať.

Ľahké preskupovanie nábytku a ľudí

Túto teóriu podporujú aj odborníci, ktorí nedávno vydali článok v Harvard Business Review. Podľa autorov ich štúdie „ukazujú, že najprospešnejšie pracovné prostredie ponúka celú škálu priestorov. Je to akoby vlastný ekosystém, ktorý umožňuje ľuďom vybrať si, kde a ako pracujú.“1

Ďalším užitočným trendom pri activity-based working je využitie mobilného kancelárskeho nábytku, ktorý zmierňuje problémy open space kancelárií. Namiesto tradičných stolov sa pohyblivý nábytok premiestni podľa konkrétneho účelu. Oveľa ľahšie sa tak dokážu zamestnanci reorganizovať alebo vytvárať medzi sebou chvíľkové skupiny.

Na začiatku vám pomôžu dáta

Ako teda navrhnúť vhodné prostredie pre svojich zamestnancov a čo je základom? Plánovací proces začína analýzou fungovania pracoviska, ktorá vám pomôže pochopiť, ako sa využíva súčasný priestor.

Znamená to zhromaždenie údajov o každej budove, poschodí, konferenčnej miestnosti a sledovanie toho, ako sa využívajú. Pri zisťovaní môžete pokojne použiť aj technologické prístroje, ktoré vám využiteľnosť priestoru zmerajú exaktne. Tieto údaje vám môžu pomôcť určiť správnu kombináciu priestorov a pomer ľudí k pracovným miestam.

Technické údaje môžu pomôcť pri navrhovaní pracovísk, ktoré spĺňajú všetky požiadavky zamestnancov aj zamestnávateľov. Navyše tieto dáta môžu vyprodukovať nástroje, ktoré pomôžu zamestnancom nájsť svoje miesto v spoločnosti aj pri flexibilnom pracovnom priestore.

Tento článok vznikol v spolupráci s www.volnekancelarie.sk.

Zdroje: 

1. https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude
2. https://www.veldhoencompany.com/en/activity-based-working/


Späť

Ručenie nehnuteľnosťou. Bežné riešenie alebo koledovanie si o problém?

V živote sa ocitáme v rôznych situáciách a stáva sa, že potrebujeme viac, ako máme momentálne našetrené. Pre ľudí, ktorí majú pravidelný príjem, nie je problém vybaviť si pôžičku štandardnou cestou; ak však táto okolnosť absentuje, môže sa stať, že potencionálny klient bude  vyhodnotený ako rizikový. V takomto prípade mu veľa možností nezostáva; buď mu niekto pomôže ako tzv. solidárny dlžník, alebo bude musieť, za predpokladu, že je to uňho reálne, ručiť nehnuteľnosťou. Ručenie nehnuteľnosťou je relatívne istý spôsob, ako si zabezpečiť..

Apartmány pri mori

 „Počas letných prázdnin, ale aj pár mesiacov pred nimi značné množstvo realitných kancelárií dáva do pozornosti nie len klasickú kúpu nehnuteľnosti, ale do popredia sa dostáva pre Slovákov ponuka kúpy apartmánov v zahraničí. A tak veľa našincov už svoje letné dovolenky neplánuje cez cestovné kancelárie, ale rovno rozmýšľajú nad kúpou vlastnej nehnuteľnosti pri mori. Medzi najobľúbenejšie krajiny pre letný domov sa tak pre mnoho Slovákov stávajú destinácie v Chorvátsku či Bulharsku.“Čo na tom apartmáne jeAk si mnohí vybavia more a piesočnú..

Drevené domy

O Slovensku sa dá tvrdiť že je to krajina, kde medzi ľudmi prevláda obľuba v stavaní rodinných domov z „kameňa“. Či už ide o kvádre či tehly, akoby snáď ani iný materiál neexistoval. Častokrát si ani neuvedomujeme že tieto materiály patria k tým drahším. Nuž k drevu ako stavebnému materiálu sa prikloní málokto a pritom ide o dobrú ekologickú ale aj lacnejšiu alternatívu ako si postaviť svoj rodinný dom.   Tradícia stavania rodinných domov z vysoko trvácnych materiálov ako sú kameň či tehla,..

Rastúci slovenský dopyt po chorvátskych nehnuteľnostiach - krásy Jadranu a právne otázky kúpy

Omylom je, ak si niekto myslí, že v Stredomorí si nehnuteľnosť môžu dovoliť len superboháči, milionári. Napriek súčasnej situácii v Grécku ceny nehnuteľností postupne klesajú a z uvedenej situácie ťažia najmä Rusi a Taliani, ktorí skupujú nehnuteľnosti – apartmány, byty, domy, hotely a pod. Napríklad, klasický 2-izbový byt na gréckom ostrove je možné kúpiť od asi 45-50 tisíc eur, za ktorú je možné kúpiť 1- izbový byt v Bratislave.   Split a Dubrovnik - najväčší dopyt po luxuse   Pre Slovákov..

Darovanie a darovacia zmluva

Okrem kúpnej zmluvy či obdobných kontraktov, darovanie je jedným z najčastejších spôsobov nadobúdania nehnuteľností. Určitú popularitu tohto kontraktu spôsobuje možnosť získania nehnuteľnosti bez finančných výdavkov. Nevýhodou darovacej zmluvy však je “neistota” obdarovaného subjektu, keďže darovanie možno napadnúť, čím sa oslabuje panstvo obdarovaného nad darovanou vecou. Otázku darovania upravuje Občiansky zákonník v ustanovení paragrafov 628 – 630. Pre vznik darovacej zmluvy je potrebný súhlasný prejav vôle darcu a obdarovaného. Darovacou zmluvou..

Nájom a podnájom nebytových priestorov ako odplatný vzťah a výpoveď z nájmu

Mgr. Ján Lasák Nájom a podnájom nebytových priestorov ako odplatný vzťah a výpoveď z nájmu Právna úprava nebytového nájmu Občiansky zákonník zaraďuje nájom a podnájom nebytových priestorov medzi osobitné prípady nájmu (§ 720 Občianskeho zákonníka, ďalej v texte ako „OZ“), jeho vlastná úprava je však obsiahnutá v osobitnom zákone, na ktorý odkazuje ustanovenie § 720 OZ . Ide o zákon č. 116/1990 Zb. Medzi Občianskym zákonníkom a zákonom č. 116/1990 Zb. je vzťah lex specialis k lex generalis, čo znamená, že ustanovenia zákona č. 116/1990 Zb...

Novinky v stavebnom sporení

Správa bytových domovCieľ projektu a konferencieNovela zákona o stavebnom sporeníOkruh poberateľov štátnej prémieAsi nikoho v súčastnej dobe neprekvapí, že medzi základné túžby človeka patrí splnenie si sna o vlastnom bývaní či zmodernizovaní toho, čomu hovoríme vlastný domov. Cesta k peknému a hlavne útulnému bývaniu vedie viacerými cestami. Medzi tie najviac využívané cesty ako sa k tomuto cieľu priblížiť patrí na Slovensku stavebné sporenie. Aby tento nástroj na splenie si sna o peknom bývaní mohol lepšie reagovať na potreby ľudí, dochádza na tomto..

Bývať v novom sa dá aj bez hypotéky (a založenia nehnuteľnosti)

Záujem Slovákov zlepšovať svoje bývanie je akcelerovaný predovšetkým dostupnosťou úverov, aj rastúcou ponukou nových projektov. Nie každý si však hypotéku môže dovoliť alebo sa ľudia jednoducho boja zadĺžiť na dekády, resp. založiť nehnuteľnosť, v ktorej bývajú. Zlepšovanie kvality bývania je však jednou zo základných ľudských potrieb. Stále málo využívanou možnosťou sú systémové rekonštrukcie existujúceho domu či bytu. Štatistiky potvrdzujú, že byt alebo dom, ktorý má spĺňať potreby svojho užívateľa, by mal prejsť po 15 rokoch modernizačnou..

Poistenie nehnuteľnosti – nie luxus, ale nevyhnutnosť

Domov je pre každého človeka miestom, ktoré preň predstavuje nielen súkromie a pohodlie, ale najmä bezpečie. To je dôvod, prečo si doň inštalujeme napríklad alarmy - snažíme sa ho urobiť čo najbezpečnejším miestom pre seba a svoju rodinu. Zároveň však tak, ako všetky tieto náležitosti chránia nás, tiež chceme, aby bol nejakým spôsobom chránený aj náš domov; akiste zaváži aj fakt, že sme do jeho budovania vložili nemalú námahu, čas aj finančné prostriedky. Aby teda nehrozila situácia, ktorá by nás o náš domov nejakým spôsobom pripravila bez možnosti..