Clanky

Prečo si vybrať open space kancelárie: nová teória activity-based workplace

V posledných rokoch sa nie len väčšie úspešné firmy ale aj takzvaní podnikatelia na voľnej nohe usilujú o navodenie produktívnej atmosféry pri práci. Open space kancelárie sú pre pracujúcich ľudí v mnohom veľkým prínosom a to či už máte firmu s množstvom zamestnancov, alebo ste podnikateľ, ktorému sa nedarí zachovať motiváciu na gauči vo vlastnom byte. 

Otvorené priestory kancelárií, ktoré minimalizujú možnosti vytvoriť si súkromné priestory, odstraňujú steny a dvere, sa v histórii prvýkrát uplatnili niekde v 50.-tych rokoch minulého storočia. Existoval na to dobrý dôvod: odborníci a vrcholoví manažéri predpokladali, že otvorené kancelárske pôdorysy majú tendenciu podporovať spoluprácu medzi zamestnancami, pretože nedostatok fyzických bariér podporuje zvýšenú interakciu.

Svetové spoločnosti ako Google či Facebook plne podporujú teóriu open space. Idea sa stala hlavnou filozofiou najmä v Austrálii a v Holandsku. Podľa Sydney Morning Herald by sme deväť z desiatich kancelárií mohli označiť ako open space. V Spojených štátoch to je podľa Medzinárodného združenia pre správu nehnuteľností (v skratke IFMA) približne 70 % všetkých kancelárskych priestorov.

V súčasnosti čoraz častejšie v tlači objavujeme záblesky negatívnych správ o otvorenom priestore kancelárií. Kritici ako hlavné dôvody uvádzajú zníženie produktivity a zhoršené pracovné správanie. Aké sú výhody a nevýhody open space kancelárií? Ako, ak vôbec, možno najlepšie kombinovať výhody otvoreného dizajnu a súkromných pracovných priestorov?

Najdôležitejšie výhody open space kancelárií

  • Zvýšená spolupráca. Najmä v oddeleniach marketingu a predaja, kde je interakcia prospešná, otvorené kancelárske priestory povzbudzujú zamestnancov, aby spolupracovali.
  • Tvorivé myslenie a inovácie. Ak vedia zamestnanci získať informácie od kolegov bez toho, aby si s nimi dohadovali stretnutie, ušetria čas a zároveň pravdepodobne rýchlejšie prídu s dobrým nápadom.
  • Nižšie náklady na vybudovanie a udržiavanie. Bez potreby stavať steny a deliť halu na menšie segmenty môžu náklady na výstavbu a udržiavanie priestoru klesnúť aj o 20 %.
  • Úspora energie. Práca na otvorenom priestranstve znižuje náklady na vykurovanie, klimatizáciu a elektrickú energiu vďaka lepšiemu prúdu vzduchu a svetla.
  • Znížené výdavky na kancelárske pomôcky. Finančnú úsporu garantuje aj zdieľanie tlačiarní, kopíriek a iných kancelárskych zariadení.
  • Ľahšia reorganizácia. Open space kancelárie sa ľahšie prispôsobia nárastu počtu zamestnancov alebo sa ľahšie preskupia jednotlivé oddelenia pri reorganizácii štruktúry spoločnosti.

Nevýhody open space kancelárií

Zoznam výhod doplňme aj zoznamom nevýhod open space kancelárií, aby sme mali ucelený objektívny pohľad:

  • Hluk a rozptyľovanie znemožňujú zamestnancom sústrediť sa na svoju prácu a riadenie. Môže to spôsobiť zníženie produktivity, najmä pri práci, ktorá si vyžaduje koncentráciu alebo súkromie. Tento problém majú najmä finančné, mzdové alebo HR oddelenia.
  • Nedostatok súkromia. Azda najväčší problém open space kancelárií, o ktorom sa dnes veľa hovorí. Obrazovky na počítači sú viditeľné pre všetkých, ktorí prechádzajú okolo. Je tie nemožno zavolať si bez toho, aby vás niekto počul. To môže byť problém najmä pri právnikoch a personalistoch, ktorí často pracujú s citlivými osobnými údajmi. Navyše, nikto z nás nemá rád pocit, že nás niekto sleduje...
  • Otvorený priestor tiež môžu najmä starší zamestnanci vnímať ako degradáciu, pretože majú pocit, že by si zaslúžili mať svoju vlastnú kanceláriu. Dlhodobá nespokojnosť v práci celkom určite znižuje produktivitu a pracovné nasadenie.

 

Kombinácia otvoreného a súkromného priestoru: Activity-based working

Vývoj kancelárskych priestorov v niektorých regiónoch a pracovných odvetviach, najmä v Austrálii a v technickom priemysle, má v súčasnosti nový trend: pracovné prostredie založené na aktivitách, ktoré poskytujú kombináciu open space priestorov s ďalšími priestormi, ktoré sú špecializované pre určitú činnosť. Mnohé spomínané problémy otvoreného dizajnu odstráni flexibilná kancelária, ktorá nemá pridelený model sedenia.

Vo flexibilných kancelárskych priestoroch zamestnanci nemajú priradený stôl, ale namiesto toho si vyberajú, kde chcú pracovať každý deň. Takéto prostredie výrazne znižuje náklady na prevádzku tým, že maximalizuje využitie priestoru. Zamestnanci si zároveň môžu vybrať priestor, ktorý najviac vyhovuje ich aktuálnej pracovnej úlohe.

Vysvetlíme si to na konkrétnych príkladoch: ak si potrebujete dôverne zavolať, vyberiete si malú kanceláriu, kde budete sám. Tímový brainstorming sa môže konať v príjemnom salóniku, ktorý podporuje kreatívne myslenie. Ďalší zamestnanec, ktorý má na starosti právnu agendu, si vyberie malý a tichý priestor, kde sa môže viac sústrediť a premýšľať.

Ľahké preskupovanie nábytku a ľudí

Túto teóriu podporujú aj odborníci, ktorí nedávno vydali článok v Harvard Business Review. Podľa autorov ich štúdie „ukazujú, že najprospešnejšie pracovné prostredie ponúka celú škálu priestorov. Je to akoby vlastný ekosystém, ktorý umožňuje ľuďom vybrať si, kde a ako pracujú.“1

Ďalším užitočným trendom pri activity-based working je využitie mobilného kancelárskeho nábytku, ktorý zmierňuje problémy open space kancelárií. Namiesto tradičných stolov sa pohyblivý nábytok premiestni podľa konkrétneho účelu. Oveľa ľahšie sa tak dokážu zamestnanci reorganizovať alebo vytvárať medzi sebou chvíľkové skupiny.

Na začiatku vám pomôžu dáta

Ako teda navrhnúť vhodné prostredie pre svojich zamestnancov a čo je základom? Plánovací proces začína analýzou fungovania pracoviska, ktorá vám pomôže pochopiť, ako sa využíva súčasný priestor.

Znamená to zhromaždenie údajov o každej budove, poschodí, konferenčnej miestnosti a sledovanie toho, ako sa využívajú. Pri zisťovaní môžete pokojne použiť aj technologické prístroje, ktoré vám využiteľnosť priestoru zmerajú exaktne. Tieto údaje vám môžu pomôcť určiť správnu kombináciu priestorov a pomer ľudí k pracovným miestam.

Technické údaje môžu pomôcť pri navrhovaní pracovísk, ktoré spĺňajú všetky požiadavky zamestnancov aj zamestnávateľov. Navyše tieto dáta môžu vyprodukovať nástroje, ktoré pomôžu zamestnancom nájsť svoje miesto v spoločnosti aj pri flexibilnom pracovnom priestore.

Tento článok vznikol v spolupráci s www.volnekancelarie.sk.

Zdroje: 

1. https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude
2. https://www.veldhoencompany.com/en/activity-based-working/


Späť

Bývanie a reality
Nájomné byty v súčasnosti

Nájomné byty na Slovensku sú čímsi, čo nezapĺňa hlavné témy týkajúce sa realitných debát. V nich totiž predsa len panuje v našich končinách vplyv snáď už končiacej krízy a jej dopadov na ceny nehnuteľnosti. Pričom táto téma by si na Slovensku zaslúžila oveľa viac pozornosti ako má v súčasnosti. Nájomné byty sú totiž trendom, ktorý by mohol oživiť realitný segment a sprístupnil by bývanie, ktoré síce nie je „vo vlastnom“, ale určite by pomohlo mnohým nájsť si prístupnejšiu strechu nad hlavou.Ako sme už spomenuli hneď na začiatku, téma..
Jednoduchý praktický skleník, ktorý môžete „oprieť o stenu“ Jednoduchý praktický skleník, ktorý môžete „oprieť o stenu“

Skleník je pre vášnivého záhradkára nevyhnutnosťou – je ideálny na siatie semien, pestovanie delikátnych rastlín a plodín a prezimovanie chúlostivých rastlín. Pokiaľ ide o výber skleníka, existuje obrovská škála možností a ceny sa môžu pohybovať od niekoľkých stoviek až po mnoho tisíc eur. Skleník, ktorý si nakoniec vyberiete, závisí od dvoch hlavných faktorov – plochy, ktorú máte k dispozícii a vášho rozpočtu.   Ak jediným dôvodom, prečo ešte nemáte skleník je, že si myslíte, že naň nemáte dostatok priestoru, zbystrite pozornosť,..
Obnova bytových domov

Väčšina bytových domov na Slovensku má svoje najlepšie roky za sebou. Nevyhnutné opravy bytových domov sa denne hlásia o slovo. Keďže všetci majitelia bytov chcú bývať čo najlepšie a najlacnejšie, chcú platiť čo najmenej aj za energie. Ceny ktoré však platia, sú z roka na rok vyššie a vyššie. Základom tejto nelichotivej situácie, je často rokmi zanedbávaný bytový fond. Na riešenie tohto problému sa zameriava aj Prvá stavebná sporiteľňa, a. s. (PSS) so svojimi produktami pre klientov. Ako už bolo spomenuté v úvode, čoraz naliehavejším problémom..
Právna poradňa
Prenájom nehnuteľnosti a registračná povinnosť prenajímateľov

So začiatkom nového školského roka vyvstala pre mnohých študentov, prípadne pracujúcich, ktorí dochádzajú za prácou mimo svojho obvyklého bydliska, opäť otázka zabezpečenia svojho ubytovania. Mnohí z nich riešia uvedený problém, nakoľko kapacita internátov a ubytovní nemusí vždy pokryť ich vysoký dopyt, nájmom nehnuteľnosti - prevažne bytu alebo časti bytu. Mnohí občania sa na rubriku „Právnik radí“ obrátili s otázkami, či a kedy sú povinní sa registrovať na daňovom úrade a aký postup majú zvoliť pri prenájme nehnuteľnosti alebo jej časti,..
Nájom a podnájom nebytových priestorov ako odplatný vzťah a výpoveď z nájmu

Mgr. Ján Lasák Nájom a podnájom nebytových priestorov ako odplatný vzťah a výpoveď z nájmu Právna úprava nebytového nájmu Občiansky zákonník zaraďuje nájom a podnájom nebytových priestorov medzi osobitné prípady nájmu (§ 720 Občianskeho zákonníka, ďalej v texte ako „OZ“), jeho vlastná úprava je však obsiahnutá v osobitnom zákone, na ktorý odkazuje ustanovenie § 720 OZ . Ide o zákon č. 116/1990 Zb. Medzi Občianskym zákonníkom a zákonom č. 116/1990 Zb. je vzťah lex specialis k lex generalis, čo znamená, že ustanovenia zákona č. 116/1990 Zb...
Spôsobilosť na právne úkony kontra ich platnosť

Náš otec má 72 rokov. Má značné problémy s chápaním, jeho mentálny zdravotný stav sa v poslednom období rapídne zhoršil. Ja s otcom bývam v byte, ktorý patrí otcovi a súčasne sa o otca dlhé roky starám. Pred niekoľkými mesiacmi začal ku nám chodievať môj mladší brat, ktorý sa pred niekoľkými rokmi odmietol starať o otca a ktorý sa dlhé roky o rodinu ako takú ani nezaujímal. Teraz začal pobádať a manipulovať otca k tomu, aby byt previedol na neho, že sa o neho na oplátku postará. Cítim sa byť ukrivdený, bojím sa o strechu nad hlavou. Prosím vás o..
Financie
Ako ušetriť pri kúpe nehnuteľnosti na úrokoch z pôžičky Ako ušetriť pri kúpe nehnuteľnosti na úrokoch z pôžičky

Mnoho ľudí vie ako hypotéka funguje, ale pre prípadnú menšinu si zhrnieme základné informácie, ktoré by mohli byť pre každého zaujímavé a obohacujúce. Keď sa rozhodneme zainvestovať a kúpiť si konečne vlastné bývanie.... dom alebo byt, často a teda väčšinou nemáme dostatok financií na to, kúpiť si nehnuteľnosť za vlastné úspory. (Ak teda nesporíme už dvadsať rokov...) V takých chvíľach sa ponúka hypotéka. Tá ale uhrádza iba určité percento hodnoty domácnosti. V dnešných dňoch to je okolo osemdesiatich percent..
Kúpte si pozemok, pretože ... (TRH Nehnutelnosti)

Ako získať bývanie, ak nemáte nič usporené? Ako získať bývanie, ak nemáte nič usporené?

Potreba bývania tu vždy bola a stále bude. Nič na tom nemení ani pandémia COVID-19, ktorá podaktorým aj v tomto roku poriadne prevetrala peňaženky. Na Slovensku pritom výrazne prevyšuje trend vlastného bývania nad prenájmom. Je možné v súčasnej nepriaznivej finančnej situácii získať bývanie, aj keď nemáte nič usporené? O tom si povieme v našom článku Dom alebo byt?V prípade, ak nemáte žiadnu finančnú úsporu sa môže zdať, že bývanie vo vlastnom dome je len krásnym snom, a že to jediné, na čo máte, je nejaký priemerný 2-3 izbový byt. Nemusí to..

Pre zlepšovanie vášho zážitku na našich stránkach používame cookies.