Prečo si vybrať open space kancelárie: nová teória activity-based workplace

V posledných rokoch sa nie len väčšie úspešné firmy ale aj takzvaní podnikatelia na voľnej nohe usilujú o navodenie produktívnej atmosféry pri práci. Open space kancelárie sú pre pracujúcich ľudí v mnohom veľkým prínosom a to či už máte firmu s množstvom zamestnancov, alebo ste podnikateľ, ktorému sa nedarí zachovať motiváciu na gauči vo vlastnom byte. 

Otvorené priestory kancelárií, ktoré minimalizujú možnosti vytvoriť si súkromné priestory, odstraňujú steny a dvere, sa v histórii prvýkrát uplatnili niekde v 50.-tych rokoch minulého storočia. Existoval na to dobrý dôvod: odborníci a vrcholoví manažéri predpokladali, že otvorené kancelárske pôdorysy majú tendenciu podporovať spoluprácu medzi zamestnancami, pretože nedostatok fyzických bariér podporuje zvýšenú interakciu.

Svetové spoločnosti ako Google či Facebook plne podporujú teóriu open space. Idea sa stala hlavnou filozofiou najmä v Austrálii a v Holandsku. Podľa Sydney Morning Herald by sme deväť z desiatich kancelárií mohli označiť ako open space. V Spojených štátoch to je podľa Medzinárodného združenia pre správu nehnuteľností (v skratke IFMA) približne 70 % všetkých kancelárskych priestorov.

V súčasnosti čoraz častejšie v tlači objavujeme záblesky negatívnych správ o otvorenom priestore kancelárií. Kritici ako hlavné dôvody uvádzajú zníženie produktivity a zhoršené pracovné správanie. Aké sú výhody a nevýhody open space kancelárií? Ako, ak vôbec, možno najlepšie kombinovať výhody otvoreného dizajnu a súkromných pracovných priestorov?

Najdôležitejšie výhody open space kancelárií

  • Zvýšená spolupráca. Najmä v oddeleniach marketingu a predaja, kde je interakcia prospešná, otvorené kancelárske priestory povzbudzujú zamestnancov, aby spolupracovali.
  • Tvorivé myslenie a inovácie. Ak vedia zamestnanci získať informácie od kolegov bez toho, aby si s nimi dohadovali stretnutie, ušetria čas a zároveň pravdepodobne rýchlejšie prídu s dobrým nápadom.
  • Nižšie náklady na vybudovanie a udržiavanie. Bez potreby stavať steny a deliť halu na menšie segmenty môžu náklady na výstavbu a udržiavanie priestoru klesnúť aj o 20 %.
  • Úspora energie. Práca na otvorenom priestranstve znižuje náklady na vykurovanie, klimatizáciu a elektrickú energiu vďaka lepšiemu prúdu vzduchu a svetla.
  • Znížené výdavky na kancelárske pomôcky. Finančnú úsporu garantuje aj zdieľanie tlačiarní, kopíriek a iných kancelárskych zariadení.
  • Ľahšia reorganizácia. Open space kancelárie sa ľahšie prispôsobia nárastu počtu zamestnancov alebo sa ľahšie preskupia jednotlivé oddelenia pri reorganizácii štruktúry spoločnosti.

Nevýhody open space kancelárií

Zoznam výhod doplňme aj zoznamom nevýhod open space kancelárií, aby sme mali ucelený objektívny pohľad:

  • Hluk a rozptyľovanie znemožňujú zamestnancom sústrediť sa na svoju prácu a riadenie. Môže to spôsobiť zníženie produktivity, najmä pri práci, ktorá si vyžaduje koncentráciu alebo súkromie. Tento problém majú najmä finančné, mzdové alebo HR oddelenia.
  • Nedostatok súkromia. Azda najväčší problém open space kancelárií, o ktorom sa dnes veľa hovorí. Obrazovky na počítači sú viditeľné pre všetkých, ktorí prechádzajú okolo. Je tie nemožno zavolať si bez toho, aby vás niekto počul. To môže byť problém najmä pri právnikoch a personalistoch, ktorí často pracujú s citlivými osobnými údajmi. Navyše, nikto z nás nemá rád pocit, že nás niekto sleduje...
  • Otvorený priestor tiež môžu najmä starší zamestnanci vnímať ako degradáciu, pretože majú pocit, že by si zaslúžili mať svoju vlastnú kanceláriu. Dlhodobá nespokojnosť v práci celkom určite znižuje produktivitu a pracovné nasadenie.

 

Kombinácia otvoreného a súkromného priestoru: Activity-based working

Vývoj kancelárskych priestorov v niektorých regiónoch a pracovných odvetviach, najmä v Austrálii a v technickom priemysle, má v súčasnosti nový trend: pracovné prostredie založené na aktivitách, ktoré poskytujú kombináciu open space priestorov s ďalšími priestormi, ktoré sú špecializované pre určitú činnosť. Mnohé spomínané problémy otvoreného dizajnu odstráni flexibilná kancelária, ktorá nemá pridelený model sedenia.

Vo flexibilných kancelárskych priestoroch zamestnanci nemajú priradený stôl, ale namiesto toho si vyberajú, kde chcú pracovať každý deň. Takéto prostredie výrazne znižuje náklady na prevádzku tým, že maximalizuje využitie priestoru. Zamestnanci si zároveň môžu vybrať priestor, ktorý najviac vyhovuje ich aktuálnej pracovnej úlohe.

Vysvetlíme si to na konkrétnych príkladoch: ak si potrebujete dôverne zavolať, vyberiete si malú kanceláriu, kde budete sám. Tímový brainstorming sa môže konať v príjemnom salóniku, ktorý podporuje kreatívne myslenie. Ďalší zamestnanec, ktorý má na starosti právnu agendu, si vyberie malý a tichý priestor, kde sa môže viac sústrediť a premýšľať.

Ľahké preskupovanie nábytku a ľudí

Túto teóriu podporujú aj odborníci, ktorí nedávno vydali článok v Harvard Business Review. Podľa autorov ich štúdie „ukazujú, že najprospešnejšie pracovné prostredie ponúka celú škálu priestorov. Je to akoby vlastný ekosystém, ktorý umožňuje ľuďom vybrať si, kde a ako pracujú.“1

Ďalším užitočným trendom pri activity-based working je využitie mobilného kancelárskeho nábytku, ktorý zmierňuje problémy open space kancelárií. Namiesto tradičných stolov sa pohyblivý nábytok premiestni podľa konkrétneho účelu. Oveľa ľahšie sa tak dokážu zamestnanci reorganizovať alebo vytvárať medzi sebou chvíľkové skupiny.

Na začiatku vám pomôžu dáta

Ako teda navrhnúť vhodné prostredie pre svojich zamestnancov a čo je základom? Plánovací proces začína analýzou fungovania pracoviska, ktorá vám pomôže pochopiť, ako sa využíva súčasný priestor.

Znamená to zhromaždenie údajov o každej budove, poschodí, konferenčnej miestnosti a sledovanie toho, ako sa využívajú. Pri zisťovaní môžete pokojne použiť aj technologické prístroje, ktoré vám využiteľnosť priestoru zmerajú exaktne. Tieto údaje vám môžu pomôcť určiť správnu kombináciu priestorov a pomer ľudí k pracovným miestam.

Technické údaje môžu pomôcť pri navrhovaní pracovísk, ktoré spĺňajú všetky požiadavky zamestnancov aj zamestnávateľov. Navyše tieto dáta môžu vyprodukovať nástroje, ktoré pomôžu zamestnancom nájsť svoje miesto v spoločnosti aj pri flexibilnom pracovnom priestore.

Tento článok vznikol v spolupráci s www.volnekancelarie.sk.

Zdroje: 

1. https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude
2. https://www.veldhoencompany.com/en/activity-based-working/


Späť

Apartmány pri mori

 „Počas letných prázdnin, ale aj pár mesiacov pred nimi značné množstvo realitných kancelárií dáva do pozornosti nie len klasickú kúpu nehnuteľnosti, ale do popredia sa dostáva pre Slovákov ponuka kúpy apartmánov v zahraničí. A tak veľa našincov už svoje letné dovolenky neplánuje cez cestovné kancelárie, ale rovno rozmýšľajú nad kúpou vlastnej nehnuteľnosti pri mori. Medzi najobľúbenejšie krajiny pre letný domov sa tak pre mnoho Slovákov stávajú destinácie v Chorvátsku či Bulharsku.“Čo na tom apartmáne jeAk si mnohí vybavia more a piesočnú..

Aké sú možnosti pri výbere podlahy

Každý, kto si zariaďuje svoj nový domov alebo renovuje starý, bude zaiste súhlasiť s tým, že jednou z kľúčových otázok pri jeho úprave je podlaha. Klasikou sú koberce, avšak nie každý je ich fanúšikom a je tu aj otázka alergií; dnes už nimi trpí pomerne vysoké percento populácie a roztoče v nich alergikovi zaiste dobrú službu neurobia. Za týchto okolností je namieste uvažovať o druhej forme klasiky - o parketách. Sú vkusné, praktické, ľahko sa udržiavajú čisté a zákazník si môže vybrať zo širokého spektra možností podľa svojich predstáv. Zrejme..

Vklad do katastra nehnutelnosti. Návrh na vklad nehnuteľnosti, priebeh procesu a ktoré dokumenty sú k nemu potrebné

Katastrálne konanie završuje proces prevodu vlastníckeho práva z prevádzajúceho na nadobúdateľa a je dôležitou časťou tohto procesu spolu s uzavretím samotnej scudzovacej zmluvy. Tento článok dá v tejto súvislosti podrobnú odpoveď na nasledovné otázky:   - Prečo je po uzavretí zmluvy potrebné ešte podať návrh na vklad vlastníckeho práva do katastra nehnutelnosti po kúpe nehnuteľnosti? - Čo musí obsahovať návrh na vklad a kam ho podať? - Aké prílohy musia byť k návrhu na vklad priložené? (skúsenosti z katastra nehnutelnosti..

Ohováranie v nájomných a susedských vzťahoch

Dovoľujem si na vás obrátiť sa s prosbou o radu. Sme dve mladé pracujúce a podnikajúce študentky. V polovici minulého roka sme si našli ubytovanie v Nitre, jedná sa o byt v osobnom vlastníctve. S prenajímateľom sme mali dobré vzťahy, avšak pred dvomi týždňami sa stala nepríjemná vec - obyvateľom domu, kde bývame, boli do schránok vhodené pozvánky na domovú schôdzu s uvedením termínu - o deň, na ktorej sa malo riešiť údajné poskytovanie erotických služieb v byte prenajímateľa, s uvedením jeho mena, a s ktorým máme nájomnú zmluvu, ako aj údajný predaj..

Výstavba ihrísk pre deti - ako po novom?

Naša obec disponuje pozemkom, na ktorom by sme chceli obnoviť materskú škôlku, zriadiť detské ihrisko, ktoré by malo byť prístupné pre všetky deti. Ihrisko bude vybudované svojpomocne s pomocou našich obyvateľov, tiež financované zo zbierky. Dostala sa nám informácia, že ihriská musia spĺňať nejaké nové a prísne kritériá, v opačnom prípade by nebolo možné ihrisko pre deti - preliezačky, pieskovisko a pod. sprístupniť deťom. Musí by teda ihrisko vybudované podľa nejakých noriem (napr. kovové), vraj EÚ niečo uzákonila. Ktorý zákon upravuje spôsob výstavby..

Neplatnosť právneho úkonu v konaní o dedičstve

Sme štyria súrodenci. Naša mama zomrela v roku 2005, kedy prebehlo aj dedičské konanie. Mama ešte za života uzavrela s naším bratom kúpnu zmluvu, ktorou mu predala časť „rodičovského“ domu a časť mu darovala. V zmluve si vyhradila právo doživotného bývania a darovanie podmienila, že ju brat doopatruje a bude sa o ňu starať. Nestalo sa tak, odcestoval na dlhé obdobie do Nemecka a o mamu sa staral náš otec a my. Dokonca brat nezaplatil ani cenu za kúpu domu, ale ako vlastník domu figuruje on. Brat nám zmluvu nechce ukázať, mama nám kúpnu zmluvu tiež odmietala..

Financovanie prác na bytovke domu

Keď sa obnova financuje prostredníctvom bankyNajlacnejšie požičiava štátMožnosti financovania obnovy bytových domovŠtátny fond rozvoja bývaniaŠtátna dotáciaAko dostať dotáciu ministerstvaStavebné sporiteľneKomerčné bankyPodmienky, za akých banky požičiavajú na obnovu bytovČo je pri poskytovaní úveru bankou dôležitéÚvery na obnovu bytového domu poskytujú komerčné banky aj stavebné sporiteľne, najvýhodnejšie však na tento účel požičiava štát.Keď sa obnova financuje prostredníctvom banky Na obnovu bytového domu si možno požičať aj od..

Vlastníte nehnuteľnosť? Nezabudnite na poistenie.

Ako sa stanovuje poistná suma?Kedy je poistenie povinné?Poistenie obytných budovPoistenie domácnostiRozhovor s riaditeľom úseku neživotného poistenia Ing. Martinom GergelymPrečo by si majitelia bytov a domov mali nechať poistiť svoj majetok?Aké druhy poistenia odporúčate klientom, čo sa týka nehnuteľností?Existujú nehnuteľnosti, ktoré jednoducho poistiť nemožno - nevzťahuje sa na nich žiaden druh poistenia?Aký je rozdiel medzi jednotlivými druhmi poistenia, čo sa týka nehnuteľností?Ako má postupovať klient, ktorý si chce nechať poistiť domácnosť alebo nehnuteľnosť?Každý..

Ceny nehnuteľností