Clanky

Prečo si vybrať open space kancelárie: nová teória activity-based workplace

V posledných rokoch sa nie len väčšie úspešné firmy ale aj takzvaní podnikatelia na voľnej nohe usilujú o navodenie produktívnej atmosféry pri práci. Open space kancelárie sú pre pracujúcich ľudí v mnohom veľkým prínosom a to či už máte firmu s množstvom zamestnancov, alebo ste podnikateľ, ktorému sa nedarí zachovať motiváciu na gauči vo vlastnom byte. 

Otvorené priestory kancelárií, ktoré minimalizujú možnosti vytvoriť si súkromné priestory, odstraňujú steny a dvere, sa v histórii prvýkrát uplatnili niekde v 50.-tych rokoch minulého storočia. Existoval na to dobrý dôvod: odborníci a vrcholoví manažéri predpokladali, že otvorené kancelárske pôdorysy majú tendenciu podporovať spoluprácu medzi zamestnancami, pretože nedostatok fyzických bariér podporuje zvýšenú interakciu.

Svetové spoločnosti ako Google či Facebook plne podporujú teóriu open space. Idea sa stala hlavnou filozofiou najmä v Austrálii a v Holandsku. Podľa Sydney Morning Herald by sme deväť z desiatich kancelárií mohli označiť ako open space. V Spojených štátoch to je podľa Medzinárodného združenia pre správu nehnuteľností (v skratke IFMA) približne 70 % všetkých kancelárskych priestorov.

V súčasnosti čoraz častejšie v tlači objavujeme záblesky negatívnych správ o otvorenom priestore kancelárií. Kritici ako hlavné dôvody uvádzajú zníženie produktivity a zhoršené pracovné správanie. Aké sú výhody a nevýhody open space kancelárií? Ako, ak vôbec, možno najlepšie kombinovať výhody otvoreného dizajnu a súkromných pracovných priestorov?

Najdôležitejšie výhody open space kancelárií

  • Zvýšená spolupráca. Najmä v oddeleniach marketingu a predaja, kde je interakcia prospešná, otvorené kancelárske priestory povzbudzujú zamestnancov, aby spolupracovali.
  • Tvorivé myslenie a inovácie. Ak vedia zamestnanci získať informácie od kolegov bez toho, aby si s nimi dohadovali stretnutie, ušetria čas a zároveň pravdepodobne rýchlejšie prídu s dobrým nápadom.
  • Nižšie náklady na vybudovanie a udržiavanie. Bez potreby stavať steny a deliť halu na menšie segmenty môžu náklady na výstavbu a udržiavanie priestoru klesnúť aj o 20 %.
  • Úspora energie. Práca na otvorenom priestranstve znižuje náklady na vykurovanie, klimatizáciu a elektrickú energiu vďaka lepšiemu prúdu vzduchu a svetla.
  • Znížené výdavky na kancelárske pomôcky. Finančnú úsporu garantuje aj zdieľanie tlačiarní, kopíriek a iných kancelárskych zariadení.
  • Ľahšia reorganizácia. Open space kancelárie sa ľahšie prispôsobia nárastu počtu zamestnancov alebo sa ľahšie preskupia jednotlivé oddelenia pri reorganizácii štruktúry spoločnosti.

Nevýhody open space kancelárií

Zoznam výhod doplňme aj zoznamom nevýhod open space kancelárií, aby sme mali ucelený objektívny pohľad:

  • Hluk a rozptyľovanie znemožňujú zamestnancom sústrediť sa na svoju prácu a riadenie. Môže to spôsobiť zníženie produktivity, najmä pri práci, ktorá si vyžaduje koncentráciu alebo súkromie. Tento problém majú najmä finančné, mzdové alebo HR oddelenia.
  • Nedostatok súkromia. Azda najväčší problém open space kancelárií, o ktorom sa dnes veľa hovorí. Obrazovky na počítači sú viditeľné pre všetkých, ktorí prechádzajú okolo. Je tie nemožno zavolať si bez toho, aby vás niekto počul. To môže byť problém najmä pri právnikoch a personalistoch, ktorí často pracujú s citlivými osobnými údajmi. Navyše, nikto z nás nemá rád pocit, že nás niekto sleduje...
  • Otvorený priestor tiež môžu najmä starší zamestnanci vnímať ako degradáciu, pretože majú pocit, že by si zaslúžili mať svoju vlastnú kanceláriu. Dlhodobá nespokojnosť v práci celkom určite znižuje produktivitu a pracovné nasadenie.

 

Kombinácia otvoreného a súkromného priestoru: Activity-based working

Vývoj kancelárskych priestorov v niektorých regiónoch a pracovných odvetviach, najmä v Austrálii a v technickom priemysle, má v súčasnosti nový trend: pracovné prostredie založené na aktivitách, ktoré poskytujú kombináciu open space priestorov s ďalšími priestormi, ktoré sú špecializované pre určitú činnosť. Mnohé spomínané problémy otvoreného dizajnu odstráni flexibilná kancelária, ktorá nemá pridelený model sedenia.

Vo flexibilných kancelárskych priestoroch zamestnanci nemajú priradený stôl, ale namiesto toho si vyberajú, kde chcú pracovať každý deň. Takéto prostredie výrazne znižuje náklady na prevádzku tým, že maximalizuje využitie priestoru. Zamestnanci si zároveň môžu vybrať priestor, ktorý najviac vyhovuje ich aktuálnej pracovnej úlohe.

Vysvetlíme si to na konkrétnych príkladoch: ak si potrebujete dôverne zavolať, vyberiete si malú kanceláriu, kde budete sám. Tímový brainstorming sa môže konať v príjemnom salóniku, ktorý podporuje kreatívne myslenie. Ďalší zamestnanec, ktorý má na starosti právnu agendu, si vyberie malý a tichý priestor, kde sa môže viac sústrediť a premýšľať.

Ľahké preskupovanie nábytku a ľudí

Túto teóriu podporujú aj odborníci, ktorí nedávno vydali článok v Harvard Business Review. Podľa autorov ich štúdie „ukazujú, že najprospešnejšie pracovné prostredie ponúka celú škálu priestorov. Je to akoby vlastný ekosystém, ktorý umožňuje ľuďom vybrať si, kde a ako pracujú.“1

Ďalším užitočným trendom pri activity-based working je využitie mobilného kancelárskeho nábytku, ktorý zmierňuje problémy open space kancelárií. Namiesto tradičných stolov sa pohyblivý nábytok premiestni podľa konkrétneho účelu. Oveľa ľahšie sa tak dokážu zamestnanci reorganizovať alebo vytvárať medzi sebou chvíľkové skupiny.

Na začiatku vám pomôžu dáta

Ako teda navrhnúť vhodné prostredie pre svojich zamestnancov a čo je základom? Plánovací proces začína analýzou fungovania pracoviska, ktorá vám pomôže pochopiť, ako sa využíva súčasný priestor.

Znamená to zhromaždenie údajov o každej budove, poschodí, konferenčnej miestnosti a sledovanie toho, ako sa využívajú. Pri zisťovaní môžete pokojne použiť aj technologické prístroje, ktoré vám využiteľnosť priestoru zmerajú exaktne. Tieto údaje vám môžu pomôcť určiť správnu kombináciu priestorov a pomer ľudí k pracovným miestam.

Technické údaje môžu pomôcť pri navrhovaní pracovísk, ktoré spĺňajú všetky požiadavky zamestnancov aj zamestnávateľov. Navyše tieto dáta môžu vyprodukovať nástroje, ktoré pomôžu zamestnancom nájsť svoje miesto v spoločnosti aj pri flexibilnom pracovnom priestore.

Tento článok vznikol v spolupráci s www.volnekancelarie.sk.

Zdroje: 

1. https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude
2. https://www.veldhoencompany.com/en/activity-based-working/


Späť

Bývanie a reality
Prístupová cesta k nehnutelnosti - predchádzanie problémom ohľadom nehnuteľnosti

Kúpa pozemku je úkon, ktorý si vyžaduje pozornosť a obozretnosť oboch zainteresovaných strán; je pomerne ľahké dopustiť sa chýb, ktoré sa spätne nedajú napraviť a ak prehliadneme isté skutočnosti, je možné nielen to, že vzniknú okolnosti, ktoré výrazne znížia cenu predmetného pozemku, ale i to, že vznikne patová situácia, výsledkom ktorej bude jeho nevyužiteľnosť, ktorá vyústi do následnej nepredajnosti. Bratislava ale aj iné mestá sú toho príkladom. Opäť teda platí, že je nutné zodpovedne preveriť nielen každý detail kúpnopredajnej zmluvy,..
Dochádzanie za štúdiom a prácou a realitný trh

Málokto pochybuje o tom, že čierny trh s nehnuteľnosťami je mimoriadne rozvetvený a úspešný. Netýka sa iba nejakej vyhranenej skupiny obyvateľstva; vo všeobecnosti však možno povedať, že „cieľovou skupinou“ tohto problému sú mladí ľudia, konkrétne tí, ktorí z rôznych dôvodov, väčšinou však za prácou, prichádzajú do veľkých miest. Byty sú tam drahé a na vybavenie hypotéky je potrebný pravidelný príjem v takej výške, aká sa dosahuje väčšinou po rokoch praxe. Niet sa teda čo diviť, že je medzi čiernymi nájomníkmi toľko mladých absolventov;..
Výber pozemku – list vlastníctva

Dostupnosť pozemkovAko hľadať ten pravý pozemok?Čo všetko treba nechať na odborníkov?List vlastníctvaČo musí správa katastra dodržiavať pri vydaní listu vlastníctvaČo všetko obsahuje list vlastníctvaČo všetko ešte nájdete v liste vlastníctvaČo nie je v liste vlastníctva a malo by sa tam nachádzať? V tomto čísle sa budeme opäť venovať pozemkom a ich špecifikám, sústredíme sa však na niektoré jednotlivosti, ktorým sme sa v minulých číslach nevenovali, alebo venovali iba povrchne. Zhromaždili sme pre vás najmä poznatky o liste vlastníctva. ..
Právna poradňa
Komunikácia medzi správcom a vlastníkmi bytov - otázka efektivity

„Minulý rok došlo v našom dome ku zmene správy, ktorú pôvodne vykonávalo spoločenstvo vlastníkov. Toto spoločenstvo však stále je registrované ako existujúce. To je pomimo, avšak podstatným problémom je komunikácia so správcovskou spoločnosťou, ktorá spravuje náš dom. V dome, ktorý má dva vchody – predný a zadný - sú vytrhané mnohé svetelné spínače, svetlo možno zapnúť len na niektorých z dvoch poschodí, príp. na prízemí, čo značne komplikuje najmä v tomto zimnom období pohyb po schodoch v dome, navyše mnoho z obyvateľov je vo vyššom veku,..
Otázka platnosti nájomnej zmluvy dovolenie ako mimoriadny opravný prostriedok

Otázku platnosti nájomnej zmluvy môže súd v konaní o vypratanie nebytových priestorov riešiť ako otázku predbežnú; nedostatok samostatného návrhu na určenie neplatnosti nájomnej zmluvy nie je dôvodom prípustnosti dovolania podľa § 237 písm. e) OSP.(Uznesenie Najvyššieho súdu Slovenskej republiky z 30. septembra 2002, sp. zn. 2 Cdo 105/02) Okresný súd v P. vydal dňa 26.03.2001 rozsudok, č. k. 15 C 94/00-29, ktorým žalovanému uložil povinnosť vypratať nebytové priestory nachádzajúce sa na prvom poschodí v Divadle J. Z. v P. Predmetným nebytovým priestorom..
Reality - Stavebné povolenie Reality - Stavebné povolenie

Pri riešení vlastného domova dá niekto prednosť kúpe domu na kľúč, niekto výhodnej kúpe a následnej rekonštrukcii a niekto radšej kúpi pozemok a ide stavať. Všetky tieto možnosti majú svoje výhody aj nevýhody a tú poslednú si väčšinou volia ľudia, ktorí chcú mať každý detail svojho nového domova podľa svojich predstáv. Ak sa však rozhodneme pre výstavbu nového domu, nevyhneme sa istým „procedúram“. Jednou z nich je aj stavebné povolenie.   Kam treba ísť žiadať o stavebné povolenie S touto žiadosťou..
Financie
Ceny nehnuteľností

Bývať v novom sa dá aj bez hypotéky (a založenia nehnuteľnosti)

Záujem Slovákov zlepšovať svoje bývanie je akcelerovaný predovšetkým dostupnosťou úverov, aj rastúcou ponukou nových projektov. Nie každý si však hypotéku môže dovoliť alebo sa ľudia jednoducho boja zadĺžiť na dekády, resp. založiť nehnuteľnosť, v ktorej bývajú. Zlepšovanie kvality bývania je však jednou zo základných ľudských potrieb. Stále málo využívanou možnosťou sú systémové rekonštrukcie existujúceho domu či bytu. Štatistiky potvrdzujú, že byt alebo dom, ktorý má spĺňať potreby svojho užívateľa, by mal prejsť po 15 rokoch modernizačnou..
Financovanie nehnutelnosti

Právnické a fyzické osoby, ktoré ku svojej činnosti potrebujú vyhovujúce priestory, majú v dnešnej dobe hneď niekoľko možností ako ich získať. Každá z nich obsahuje výhody, nevýhody a skryté riziká. Spomínanými možnosťami sú kúpa nehnuteľnosti za vlastné prostriedky, kúpa nehnuteľnosti s použitím bankového úveru, kúpa nehnuteľnosti na leasingové splátky alebo iba prenájom nehnuteľnosti na určitú dobu.Kúpa nehnuteľnosti verzus nájomKúpa nehnuteľnosti za vlastné prostriedky je klasická možnosť kalkulovania: “čo si môžem dovoliť za peniaze,..

Pre zlepšovanie vášho zážitku na našich stránkach používame cookies.