Clanky

Prečo si vybrať open space kancelárie: nová teória activity-based workplace

V posledných rokoch sa nie len väčšie úspešné firmy ale aj takzvaní podnikatelia na voľnej nohe usilujú o navodenie produktívnej atmosféry pri práci. Open space kancelárie sú pre pracujúcich ľudí v mnohom veľkým prínosom a to či už máte firmu s množstvom zamestnancov, alebo ste podnikateľ, ktorému sa nedarí zachovať motiváciu na gauči vo vlastnom byte. 

Otvorené priestory kancelárií, ktoré minimalizujú možnosti vytvoriť si súkromné priestory, odstraňujú steny a dvere, sa v histórii prvýkrát uplatnili niekde v 50.-tych rokoch minulého storočia. Existoval na to dobrý dôvod: odborníci a vrcholoví manažéri predpokladali, že otvorené kancelárske pôdorysy majú tendenciu podporovať spoluprácu medzi zamestnancami, pretože nedostatok fyzických bariér podporuje zvýšenú interakciu.

Svetové spoločnosti ako Google či Facebook plne podporujú teóriu open space. Idea sa stala hlavnou filozofiou najmä v Austrálii a v Holandsku. Podľa Sydney Morning Herald by sme deväť z desiatich kancelárií mohli označiť ako open space. V Spojených štátoch to je podľa Medzinárodného združenia pre správu nehnuteľností (v skratke IFMA) približne 70 % všetkých kancelárskych priestorov.

V súčasnosti čoraz častejšie v tlači objavujeme záblesky negatívnych správ o otvorenom priestore kancelárií. Kritici ako hlavné dôvody uvádzajú zníženie produktivity a zhoršené pracovné správanie. Aké sú výhody a nevýhody open space kancelárií? Ako, ak vôbec, možno najlepšie kombinovať výhody otvoreného dizajnu a súkromných pracovných priestorov?

Najdôležitejšie výhody open space kancelárií

  • Zvýšená spolupráca. Najmä v oddeleniach marketingu a predaja, kde je interakcia prospešná, otvorené kancelárske priestory povzbudzujú zamestnancov, aby spolupracovali.
  • Tvorivé myslenie a inovácie. Ak vedia zamestnanci získať informácie od kolegov bez toho, aby si s nimi dohadovali stretnutie, ušetria čas a zároveň pravdepodobne rýchlejšie prídu s dobrým nápadom.
  • Nižšie náklady na vybudovanie a udržiavanie. Bez potreby stavať steny a deliť halu na menšie segmenty môžu náklady na výstavbu a udržiavanie priestoru klesnúť aj o 20 %.
  • Úspora energie. Práca na otvorenom priestranstve znižuje náklady na vykurovanie, klimatizáciu a elektrickú energiu vďaka lepšiemu prúdu vzduchu a svetla.
  • Znížené výdavky na kancelárske pomôcky. Finančnú úsporu garantuje aj zdieľanie tlačiarní, kopíriek a iných kancelárskych zariadení.
  • Ľahšia reorganizácia. Open space kancelárie sa ľahšie prispôsobia nárastu počtu zamestnancov alebo sa ľahšie preskupia jednotlivé oddelenia pri reorganizácii štruktúry spoločnosti.

Nevýhody open space kancelárií

Zoznam výhod doplňme aj zoznamom nevýhod open space kancelárií, aby sme mali ucelený objektívny pohľad:

  • Hluk a rozptyľovanie znemožňujú zamestnancom sústrediť sa na svoju prácu a riadenie. Môže to spôsobiť zníženie produktivity, najmä pri práci, ktorá si vyžaduje koncentráciu alebo súkromie. Tento problém majú najmä finančné, mzdové alebo HR oddelenia.
  • Nedostatok súkromia. Azda najväčší problém open space kancelárií, o ktorom sa dnes veľa hovorí. Obrazovky na počítači sú viditeľné pre všetkých, ktorí prechádzajú okolo. Je tie nemožno zavolať si bez toho, aby vás niekto počul. To môže byť problém najmä pri právnikoch a personalistoch, ktorí často pracujú s citlivými osobnými údajmi. Navyše, nikto z nás nemá rád pocit, že nás niekto sleduje...
  • Otvorený priestor tiež môžu najmä starší zamestnanci vnímať ako degradáciu, pretože majú pocit, že by si zaslúžili mať svoju vlastnú kanceláriu. Dlhodobá nespokojnosť v práci celkom určite znižuje produktivitu a pracovné nasadenie.

 

Kombinácia otvoreného a súkromného priestoru: Activity-based working

Vývoj kancelárskych priestorov v niektorých regiónoch a pracovných odvetviach, najmä v Austrálii a v technickom priemysle, má v súčasnosti nový trend: pracovné prostredie založené na aktivitách, ktoré poskytujú kombináciu open space priestorov s ďalšími priestormi, ktoré sú špecializované pre určitú činnosť. Mnohé spomínané problémy otvoreného dizajnu odstráni flexibilná kancelária, ktorá nemá pridelený model sedenia.

Vo flexibilných kancelárskych priestoroch zamestnanci nemajú priradený stôl, ale namiesto toho si vyberajú, kde chcú pracovať každý deň. Takéto prostredie výrazne znižuje náklady na prevádzku tým, že maximalizuje využitie priestoru. Zamestnanci si zároveň môžu vybrať priestor, ktorý najviac vyhovuje ich aktuálnej pracovnej úlohe.

Vysvetlíme si to na konkrétnych príkladoch: ak si potrebujete dôverne zavolať, vyberiete si malú kanceláriu, kde budete sám. Tímový brainstorming sa môže konať v príjemnom salóniku, ktorý podporuje kreatívne myslenie. Ďalší zamestnanec, ktorý má na starosti právnu agendu, si vyberie malý a tichý priestor, kde sa môže viac sústrediť a premýšľať.

Ľahké preskupovanie nábytku a ľudí

Túto teóriu podporujú aj odborníci, ktorí nedávno vydali článok v Harvard Business Review. Podľa autorov ich štúdie „ukazujú, že najprospešnejšie pracovné prostredie ponúka celú škálu priestorov. Je to akoby vlastný ekosystém, ktorý umožňuje ľuďom vybrať si, kde a ako pracujú.“1

Ďalším užitočným trendom pri activity-based working je využitie mobilného kancelárskeho nábytku, ktorý zmierňuje problémy open space kancelárií. Namiesto tradičných stolov sa pohyblivý nábytok premiestni podľa konkrétneho účelu. Oveľa ľahšie sa tak dokážu zamestnanci reorganizovať alebo vytvárať medzi sebou chvíľkové skupiny.

Na začiatku vám pomôžu dáta

Ako teda navrhnúť vhodné prostredie pre svojich zamestnancov a čo je základom? Plánovací proces začína analýzou fungovania pracoviska, ktorá vám pomôže pochopiť, ako sa využíva súčasný priestor.

Znamená to zhromaždenie údajov o každej budove, poschodí, konferenčnej miestnosti a sledovanie toho, ako sa využívajú. Pri zisťovaní môžete pokojne použiť aj technologické prístroje, ktoré vám využiteľnosť priestoru zmerajú exaktne. Tieto údaje vám môžu pomôcť určiť správnu kombináciu priestorov a pomer ľudí k pracovným miestam.

Technické údaje môžu pomôcť pri navrhovaní pracovísk, ktoré spĺňajú všetky požiadavky zamestnancov aj zamestnávateľov. Navyše tieto dáta môžu vyprodukovať nástroje, ktoré pomôžu zamestnancom nájsť svoje miesto v spoločnosti aj pri flexibilnom pracovnom priestore.

Tento článok vznikol v spolupráci s www.volnekancelarie.sk.

Zdroje: 

1. https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude
2. https://www.veldhoencompany.com/en/activity-based-working/


Späť

Bývanie a reality
Konkurenčnou výhodou môže byť aj zníženie nákladov Konkurenčnou výhodou môže byť aj zníženie nákladov

Ako uspieť na trhu? Pozrime sa na konkrétny príklad z praxe. Recept na úspech sa samozrejme odvíja od kvality tovarov a služieb, ktoré ako firma poskytujete. V silnom konkurenčnom prostredí však niekedy ani to nemusí stačiť. Je totiž potrebné dostať sa do pomyselných čiernych čísiel, a to sa dá docieliť znížením nákladov. Pozor na veľkú chybu Nie je však zníženie nákladov ako zníženie nákladov. Dajte si pozor na jednu veľkú chybu, a to je znižovanie nákladov na úkor kvality poskytovaných služieb či vyrábaných tovarov...
Nepodceňujte význam ergonomického sedenia v kancelárii - investícia do pohodlia a produktivity Nepodceňujte význam ergonomického sedenia v kancelárii - investícia do pohodlia a produktivity

Kancelárska práca so sebou často prináša nutnosť presedenia dlhých hodín na nie vždy pohodlných stoličkách. To však môže priniesť nepríjemné zdravotné problémy a aj zhoršenú pracovnú výkonnosť. Naše telo nebolo pri svojej evolúcii pripravené na tak dlhé hodiny strávené v sede. Tobôž nie na nevhodnom type sedenia. Kancelárske zamestnania, kde sme nútení v tejto polohe zotrvávať často značnú časť pracovného dňa, preto môžu predstavovať problém. Pomôžte organizmu, ale aj vašim pracovným výsledkom využitím ergonomickej kancelárskej..
Poplašné systémy a zabezpečovacie zariadenia

 Uvažujme ako zlodejFaktory ovplyvňujúce rozhodnutie vlamačovTakže ako sa chrániť?DvereZámokOkná a zasklené plochyPoplašné systémyDelenie poplašných systémovMagnetické poplašné zariadenie Ľudskou prirodzenosťou je potreba chrániť seba, svojich najbližších a svoj majetok od nepamäti a na to využíva dodnes všetky svoje dostupné možnosti. V dnešných časoch je dôležitejšie krízovým situáciám predchádzať, ako ich riešiť a ľudia sa zaoberajú svojou ochranou o väčšej miere než v minulosti. Týka sa to aj bezpečnosti jednotlivcov a rodín a zabezpečenia..
Právna poradňa
Neskolaudovaná stavba - otázka predaja a bývania

S mojím manželom máme vyhliadnutý rodinný dom na kúpu. Ide o novostavbu domu, no realitka, ktorá ho ponúka, sa vyjadrila, že nie je ešte skolaudovaný. Je táto skutočnosť pre nás ako kupujúcich na závadu? Aké môžeme očakávať ťažkosti s kúpou neskolaudovanej stavby, s trvalým pobytom ? Ivica S., Kľakany Ako sami uvádzate, vami postavený rodinný dom je neskolaudovaný. V zmysle platnej legislatívy to znamená, že neskolaudovaná nehnuteľnosť nemôže slúžiť účelu, na ktorý bola postavená - teda buď podnikateľským účelom, ako prevádzka podniku, vo..
Podnájom bytu (časti bytu) nielen v judikatúre súdov

Právnym základom podnájmu je podnájomná zmluva, ktorej forma nie je predpísaná,. Vychádzajúc z ust. § 865 a 686 Občianskeho zákonníka, ktoré upravujú otázku nájmu bytu, je nepochybné, že podnájomná zmluva k bytu môže byť uzavretá aj inak než písomne, teda ústne alebo konkludentne. Táto by mala obsahovať okrem iného podmienky skončenia podnájmu a to najmä možnosť dať výpoveď zo strany prenajímateľa. Pre vznik podnájomného vzťahu je potrebná zmluva, teda konsenzus medzi nájomcom a treťou osobou - teda podnájomníkom, a najmä - pre kreáciu podnájomného..
Ste nespokojní so správcom domu? Rokujte alebo ho zmeňte!

 Chcel by som sa spýtať v súvislosti s výkonom správy domu podľa platnej zmluvy, ako najefektívnejšie postupovať pri kontrole správcu. Máme totiž uzavretú zmluvu o výkone správy domu so správcom (správcovská spoločnosť je s.r.o.), ktorého podozrievame z nekalej činnosti a postupom voči nám tým, že nedodržuje dohodnuté odsúhlasovanie dodávateľov prác a ich cenníky, nepostupuje hospodárne a efektívne voči nám (dodávateľské práce bývajú riadne predražené), rôzne vratky a poplatky, ktoré sú nám zasielané a na ktoré máme nárok, zdržuje..
Financie
Daň z nehnuteľností

Čo je to daň z nehnuteľností?Vyrubenie daneKto je to daňovník?Predmet daneVýška sadzby daneNovinkyProblematika dane z nehnuteľností je upravená v zákone č.582/2004 Z. z.o miestnych daniach a miestnom poplatku za komunálne odpady a drobné stavebné odpady (ďalej len "zákon"). V podstate sa teda už tri roky zachováva v pôvodnom stave. Každý rok sa ale dejú jemné úpravy.Čo je to daň z nehnuteľností?  Zákon rozlišuje 3 druhy dane z nehnuteľností:daň z pozemkov,daň zo stavieb,a daň z bytov (kam patria pre účely dane i nebytové priestory v bytovom..
Financovanie prác na bytovke domu

Keď sa obnova financuje prostredníctvom bankyNajlacnejšie požičiava štátMožnosti financovania obnovy bytových domovŠtátny fond rozvoja bývaniaŠtátna dotáciaAko dostať dotáciu ministerstvaStavebné sporiteľneKomerčné bankyPodmienky, za akých banky požičiavajú na obnovu bytovČo je pri poskytovaní úveru bankou dôležitéÚvery na obnovu bytového domu poskytujú komerčné banky aj stavebné sporiteľne, najvýhodnejšie však na tento účel požičiava štát.Keď sa obnova financuje prostredníctvom banky Na obnovu bytového domu si možno požičať aj od..
Ako sa nestať obeťou realitného podvodu

 Ak sa spomenie termín realitný podvod, väčšinou každému napadne nejaký nedávny zločin bytovej mafie , táto otázka je však omnoho komplikovanejšia a jej „mafiánska“ stránka je len jednou časťou zla, aj keď má bezpochyby najviac tragických koncov. Podvody s realitami sa však netýkajú len osamelých starších ľudí a mŕtvol vylovených z rybníkov - oveľa viac je tých „prozaických“ prípadov, okolo ktorých sa robí menej kriku, avšak ich dôsledky sú pre postihnutých takisto ničivé a vo všeobecnosti by mali byť varovaním. Poďme sa teda pozrieť..

Pre zlepšovanie vášho zážitku na našich stránkach používame cookies.