Prečo si vybrať open space kancelárie: nová teória activity-based workplace

V posledných rokoch sa nie len väčšie úspešné firmy ale aj takzvaní podnikatelia na voľnej nohe usilujú o navodenie produktívnej atmosféry pri práci. Open space kancelárie sú pre pracujúcich ľudí v mnohom veľkým prínosom a to či už máte firmu s množstvom zamestnancov, alebo ste podnikateľ, ktorému sa nedarí zachovať motiváciu na gauči vo vlastnom byte. 

Otvorené priestory kancelárií, ktoré minimalizujú možnosti vytvoriť si súkromné priestory, odstraňujú steny a dvere, sa v histórii prvýkrát uplatnili niekde v 50.-tych rokoch minulého storočia. Existoval na to dobrý dôvod: odborníci a vrcholoví manažéri predpokladali, že otvorené kancelárske pôdorysy majú tendenciu podporovať spoluprácu medzi zamestnancami, pretože nedostatok fyzických bariér podporuje zvýšenú interakciu.

Svetové spoločnosti ako Google či Facebook plne podporujú teóriu open space. Idea sa stala hlavnou filozofiou najmä v Austrálii a v Holandsku. Podľa Sydney Morning Herald by sme deväť z desiatich kancelárií mohli označiť ako open space. V Spojených štátoch to je podľa Medzinárodného združenia pre správu nehnuteľností (v skratke IFMA) približne 70 % všetkých kancelárskych priestorov.

V súčasnosti čoraz častejšie v tlači objavujeme záblesky negatívnych správ o otvorenom priestore kancelárií. Kritici ako hlavné dôvody uvádzajú zníženie produktivity a zhoršené pracovné správanie. Aké sú výhody a nevýhody open space kancelárií? Ako, ak vôbec, možno najlepšie kombinovať výhody otvoreného dizajnu a súkromných pracovných priestorov?

Najdôležitejšie výhody open space kancelárií

  • Zvýšená spolupráca. Najmä v oddeleniach marketingu a predaja, kde je interakcia prospešná, otvorené kancelárske priestory povzbudzujú zamestnancov, aby spolupracovali.
  • Tvorivé myslenie a inovácie. Ak vedia zamestnanci získať informácie od kolegov bez toho, aby si s nimi dohadovali stretnutie, ušetria čas a zároveň pravdepodobne rýchlejšie prídu s dobrým nápadom.
  • Nižšie náklady na vybudovanie a udržiavanie. Bez potreby stavať steny a deliť halu na menšie segmenty môžu náklady na výstavbu a udržiavanie priestoru klesnúť aj o 20 %.
  • Úspora energie. Práca na otvorenom priestranstve znižuje náklady na vykurovanie, klimatizáciu a elektrickú energiu vďaka lepšiemu prúdu vzduchu a svetla.
  • Znížené výdavky na kancelárske pomôcky. Finančnú úsporu garantuje aj zdieľanie tlačiarní, kopíriek a iných kancelárskych zariadení.
  • Ľahšia reorganizácia. Open space kancelárie sa ľahšie prispôsobia nárastu počtu zamestnancov alebo sa ľahšie preskupia jednotlivé oddelenia pri reorganizácii štruktúry spoločnosti.

Nevýhody open space kancelárií

Zoznam výhod doplňme aj zoznamom nevýhod open space kancelárií, aby sme mali ucelený objektívny pohľad:

  • Hluk a rozptyľovanie znemožňujú zamestnancom sústrediť sa na svoju prácu a riadenie. Môže to spôsobiť zníženie produktivity, najmä pri práci, ktorá si vyžaduje koncentráciu alebo súkromie. Tento problém majú najmä finančné, mzdové alebo HR oddelenia.
  • Nedostatok súkromia. Azda najväčší problém open space kancelárií, o ktorom sa dnes veľa hovorí. Obrazovky na počítači sú viditeľné pre všetkých, ktorí prechádzajú okolo. Je tie nemožno zavolať si bez toho, aby vás niekto počul. To môže byť problém najmä pri právnikoch a personalistoch, ktorí často pracujú s citlivými osobnými údajmi. Navyše, nikto z nás nemá rád pocit, že nás niekto sleduje...
  • Otvorený priestor tiež môžu najmä starší zamestnanci vnímať ako degradáciu, pretože majú pocit, že by si zaslúžili mať svoju vlastnú kanceláriu. Dlhodobá nespokojnosť v práci celkom určite znižuje produktivitu a pracovné nasadenie.

 

Kombinácia otvoreného a súkromného priestoru: Activity-based working

Vývoj kancelárskych priestorov v niektorých regiónoch a pracovných odvetviach, najmä v Austrálii a v technickom priemysle, má v súčasnosti nový trend: pracovné prostredie založené na aktivitách, ktoré poskytujú kombináciu open space priestorov s ďalšími priestormi, ktoré sú špecializované pre určitú činnosť. Mnohé spomínané problémy otvoreného dizajnu odstráni flexibilná kancelária, ktorá nemá pridelený model sedenia.

Vo flexibilných kancelárskych priestoroch zamestnanci nemajú priradený stôl, ale namiesto toho si vyberajú, kde chcú pracovať každý deň. Takéto prostredie výrazne znižuje náklady na prevádzku tým, že maximalizuje využitie priestoru. Zamestnanci si zároveň môžu vybrať priestor, ktorý najviac vyhovuje ich aktuálnej pracovnej úlohe.

Vysvetlíme si to na konkrétnych príkladoch: ak si potrebujete dôverne zavolať, vyberiete si malú kanceláriu, kde budete sám. Tímový brainstorming sa môže konať v príjemnom salóniku, ktorý podporuje kreatívne myslenie. Ďalší zamestnanec, ktorý má na starosti právnu agendu, si vyberie malý a tichý priestor, kde sa môže viac sústrediť a premýšľať.

Ľahké preskupovanie nábytku a ľudí

Túto teóriu podporujú aj odborníci, ktorí nedávno vydali článok v Harvard Business Review. Podľa autorov ich štúdie „ukazujú, že najprospešnejšie pracovné prostredie ponúka celú škálu priestorov. Je to akoby vlastný ekosystém, ktorý umožňuje ľuďom vybrať si, kde a ako pracujú.“1

Ďalším užitočným trendom pri activity-based working je využitie mobilného kancelárskeho nábytku, ktorý zmierňuje problémy open space kancelárií. Namiesto tradičných stolov sa pohyblivý nábytok premiestni podľa konkrétneho účelu. Oveľa ľahšie sa tak dokážu zamestnanci reorganizovať alebo vytvárať medzi sebou chvíľkové skupiny.

Na začiatku vám pomôžu dáta

Ako teda navrhnúť vhodné prostredie pre svojich zamestnancov a čo je základom? Plánovací proces začína analýzou fungovania pracoviska, ktorá vám pomôže pochopiť, ako sa využíva súčasný priestor.

Znamená to zhromaždenie údajov o každej budove, poschodí, konferenčnej miestnosti a sledovanie toho, ako sa využívajú. Pri zisťovaní môžete pokojne použiť aj technologické prístroje, ktoré vám využiteľnosť priestoru zmerajú exaktne. Tieto údaje vám môžu pomôcť určiť správnu kombináciu priestorov a pomer ľudí k pracovným miestam.

Technické údaje môžu pomôcť pri navrhovaní pracovísk, ktoré spĺňajú všetky požiadavky zamestnancov aj zamestnávateľov. Navyše tieto dáta môžu vyprodukovať nástroje, ktoré pomôžu zamestnancom nájsť svoje miesto v spoločnosti aj pri flexibilnom pracovnom priestore.

Tento článok vznikol v spolupráci s www.volnekancelarie.sk.

Zdroje: 

1. https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude
2. https://www.veldhoencompany.com/en/activity-based-working/


Späť

Požiarna ochrana

 Protipožiarne budovyPožiarne uzáveryPotrite steny nehorľavou látkouPožiarne alarmyJe dôležité poznať svoje povinnosti Množstvo požiarov aj napriek zväčšujúcej sa populačnej uvedomelosti a novodobým protipožiarnym systémom neustále stagnuje, nedarí sa znížiť ich počet. Ohňa sa odpradávna ľudia báli, nieto ešte v spojení s príbytkom. Od zaklínania domov pred týmto nemilým hosťom sme prešli prudkým technologickým pokrokom.Oheň je najkontroverznejší zo všetkých živlov. Porekadlo, že je výborný sluha, ale zlý pán, poznáme asi všetci. Sprevádza..

Ručenie nehnuteľnosťou. Bežné riešenie alebo koledovanie si o problém?

V živote sa ocitáme v rôznych situáciách a stáva sa, že potrebujeme viac, ako máme momentálne našetrené. Pre ľudí, ktorí majú pravidelný príjem, nie je problém vybaviť si pôžičku štandardnou cestou; ak však táto okolnosť absentuje, môže sa stať, že potencionálny klient bude  vyhodnotený ako rizikový. V takomto prípade mu veľa možností nezostáva; buď mu niekto pomôže ako tzv. solidárny dlžník, alebo bude musieť, za predpokladu, že je to uňho reálne, ručiť nehnuteľnosťou. Ručenie nehnuteľnosťou je relatívne istý spôsob, ako si zabezpečiť..

Realitná kancelária – áno či nie?

Bytoví podvodníciV čom vám pomôže realitná kanceláriaNa čo si dať pozor pri výbere realitnej kancelárieTakže ako postupovať?Ako sa pohybujú ceny bytov a rodinných domov? Čo ich ovplyvňuje?Zhrnutie výhod využitia služieb realitnej kancelárieMožno práve teraz stojíte pred dôležitou transakciou s vašou nehnuteľnosťou a zvažujete, či zveriť alebo nie určité kompetencie realitnej kancelárii. Nie je to jednoduché rozhodnutie, pretože ak sledujete realitný trh, sem tam sa vyskytnú aj podvodníci. A možno máte predstavu, že to budú zbytočne vynaložené peniaze,..

Novela právnej úpravy vlastníctva bytov a nebytových priestorov I

Národná rada SR na svojej 48. schôdzi schválila v treťom čítaní novelu zákona č. 182/1993 Z. z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov, ktorá bola 22.02.2010 odoslaná do Zbierky zákonov a ako zákon vyšiel v Zbierke zákonov 09.03.2010, čiastka 38/2010, číslo 70/2010.  Občianskej verejnosti je zákon č. 71/2010 Z. z., ktorým sa mení a dopĺňa zákon Národnej rady Slovenskej republiky č. 182/1993 Z. z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov v znení neskorších predpisov a ktorým sa dopĺňa zákon Národnej rady Slovenskej republiky č...

Zúženie bezpodielového spoluvlastníctva manželov

 Chcel by som sa opýtať na nasledovnú otázku. S manželkou vlastníme byt a zároveň sa mám stať predsedom spoločenstva vlastníkov bytov a nebytových priestorov. Ako fyzická osoba - podnikateľ by som si chcel zriadiť bezpodielové spoluvlastníctvo (ja by som teda nevystupoval ako vlastník). Musím byť ako predseda vlastníkom bytu (v zákone č. 182/1993 Z. z. som to nenašiel)? Ďakujem za odpoveď.   Juraj S., Bratislava V prvom rade dovoľte, aby som sa pozastavil k otázke bezpodielového spoluvlastníctva manželov (ďalej len ako „BSM“). Bezpodielové spoluvlastníctvo..

Sporné nároky - náhrada nákladov vynaložených na cudziu nehnuteľnosť

Vážení čitatelia, mnohé z vašich písomných a elektronických otázok adresovaných do rubriky “Právnik radí” sa týkajú nárokov na náhradu nákladov vynaložených na nehnuteľnosť, ktorú mali vo svojej oprávnenej držbe nájomcovia, ktorí počas svojho užívania nehnuteľnosti túto zhodnotili stavebnými úpravami alebo inými úpravami interiérov. Pri ukončení nájomného vzťahu vznikajú problémy s tým, či ten, kto prenajatú nehnuteľnosť zhodnotil, má voči prenajímateľov nárok na náhradu vynaložených nákladov, od ktorého okamihu tento nárok vzniká..

Hypotekárne úvery = pomocná ruka?

 Čo by ste mali vedieť o hypotekárnych úverochCieľová skupina pre bankyPostup pri vybavovaní hypotekárneho úveruTakže ako to prebieha?Podmienky, za akých môžete požiadať o hypoúverS akými poplatkami musíte počítať?Aká môže byť úroková sadzba? Môže ju klient nejakým spôsobom ovplyvniť?Spôsoby ručenia pri výstavbe nového domu   Hypotekárny úver znamená pôžičku na prefinancovanie kúpy alebo výstavby nehnuteľnosti, je to úver, ktorý je zaručený nehnuteľnosťou. V súčasnosti ho na Slovensku poskytuje osem bankových subjektov. Každá..

Nehnutelnosti ...

Súčasná podoba finančných úverov

„Hypotéka, slovo ktoré sa v poslednom období hrnie na nás snáď zo všetkých strán. Na celom svete sa stala synonymom finančnej krízy. My si ju však budeme v tomto článku všímať ako produkt, pomocou ktorého si môžeme zabezpečiť svoj sen o bývaní. Z tohto dôvodu sme oslovili niekoľko finančných inštitúcií na Slovenskom finančnom trhu, aby mám pomocou modelových príkladov ponúkli svoje produkty.“Čo by ste mali vedieť o úveroch na bývanieNa začiatku by sme si mali povedať, na čo vlastne hypotekárny úver slúži. Tento druh služby pre klienta znamená..