Clanky

Prečo si vybrať open space kancelárie: nová teória activity-based workplace

V posledných rokoch sa nie len väčšie úspešné firmy ale aj takzvaní podnikatelia na voľnej nohe usilujú o navodenie produktívnej atmosféry pri práci. Open space kancelárie sú pre pracujúcich ľudí v mnohom veľkým prínosom a to či už máte firmu s množstvom zamestnancov, alebo ste podnikateľ, ktorému sa nedarí zachovať motiváciu na gauči vo vlastnom byte. 

Otvorené priestory kancelárií, ktoré minimalizujú možnosti vytvoriť si súkromné priestory, odstraňujú steny a dvere, sa v histórii prvýkrát uplatnili niekde v 50.-tych rokoch minulého storočia. Existoval na to dobrý dôvod: odborníci a vrcholoví manažéri predpokladali, že otvorené kancelárske pôdorysy majú tendenciu podporovať spoluprácu medzi zamestnancami, pretože nedostatok fyzických bariér podporuje zvýšenú interakciu.

Svetové spoločnosti ako Google či Facebook plne podporujú teóriu open space. Idea sa stala hlavnou filozofiou najmä v Austrálii a v Holandsku. Podľa Sydney Morning Herald by sme deväť z desiatich kancelárií mohli označiť ako open space. V Spojených štátoch to je podľa Medzinárodného združenia pre správu nehnuteľností (v skratke IFMA) približne 70 % všetkých kancelárskych priestorov.

V súčasnosti čoraz častejšie v tlači objavujeme záblesky negatívnych správ o otvorenom priestore kancelárií. Kritici ako hlavné dôvody uvádzajú zníženie produktivity a zhoršené pracovné správanie. Aké sú výhody a nevýhody open space kancelárií? Ako, ak vôbec, možno najlepšie kombinovať výhody otvoreného dizajnu a súkromných pracovných priestorov?

Najdôležitejšie výhody open space kancelárií

  • Zvýšená spolupráca. Najmä v oddeleniach marketingu a predaja, kde je interakcia prospešná, otvorené kancelárske priestory povzbudzujú zamestnancov, aby spolupracovali.
  • Tvorivé myslenie a inovácie. Ak vedia zamestnanci získať informácie od kolegov bez toho, aby si s nimi dohadovali stretnutie, ušetria čas a zároveň pravdepodobne rýchlejšie prídu s dobrým nápadom.
  • Nižšie náklady na vybudovanie a udržiavanie. Bez potreby stavať steny a deliť halu na menšie segmenty môžu náklady na výstavbu a udržiavanie priestoru klesnúť aj o 20 %.
  • Úspora energie. Práca na otvorenom priestranstve znižuje náklady na vykurovanie, klimatizáciu a elektrickú energiu vďaka lepšiemu prúdu vzduchu a svetla.
  • Znížené výdavky na kancelárske pomôcky. Finančnú úsporu garantuje aj zdieľanie tlačiarní, kopíriek a iných kancelárskych zariadení.
  • Ľahšia reorganizácia. Open space kancelárie sa ľahšie prispôsobia nárastu počtu zamestnancov alebo sa ľahšie preskupia jednotlivé oddelenia pri reorganizácii štruktúry spoločnosti.

Nevýhody open space kancelárií

Zoznam výhod doplňme aj zoznamom nevýhod open space kancelárií, aby sme mali ucelený objektívny pohľad:

  • Hluk a rozptyľovanie znemožňujú zamestnancom sústrediť sa na svoju prácu a riadenie. Môže to spôsobiť zníženie produktivity, najmä pri práci, ktorá si vyžaduje koncentráciu alebo súkromie. Tento problém majú najmä finančné, mzdové alebo HR oddelenia.
  • Nedostatok súkromia. Azda najväčší problém open space kancelárií, o ktorom sa dnes veľa hovorí. Obrazovky na počítači sú viditeľné pre všetkých, ktorí prechádzajú okolo. Je tie nemožno zavolať si bez toho, aby vás niekto počul. To môže byť problém najmä pri právnikoch a personalistoch, ktorí často pracujú s citlivými osobnými údajmi. Navyše, nikto z nás nemá rád pocit, že nás niekto sleduje...
  • Otvorený priestor tiež môžu najmä starší zamestnanci vnímať ako degradáciu, pretože majú pocit, že by si zaslúžili mať svoju vlastnú kanceláriu. Dlhodobá nespokojnosť v práci celkom určite znižuje produktivitu a pracovné nasadenie.

 

Kombinácia otvoreného a súkromného priestoru: Activity-based working

Vývoj kancelárskych priestorov v niektorých regiónoch a pracovných odvetviach, najmä v Austrálii a v technickom priemysle, má v súčasnosti nový trend: pracovné prostredie založené na aktivitách, ktoré poskytujú kombináciu open space priestorov s ďalšími priestormi, ktoré sú špecializované pre určitú činnosť. Mnohé spomínané problémy otvoreného dizajnu odstráni flexibilná kancelária, ktorá nemá pridelený model sedenia.

Vo flexibilných kancelárskych priestoroch zamestnanci nemajú priradený stôl, ale namiesto toho si vyberajú, kde chcú pracovať každý deň. Takéto prostredie výrazne znižuje náklady na prevádzku tým, že maximalizuje využitie priestoru. Zamestnanci si zároveň môžu vybrať priestor, ktorý najviac vyhovuje ich aktuálnej pracovnej úlohe.

Vysvetlíme si to na konkrétnych príkladoch: ak si potrebujete dôverne zavolať, vyberiete si malú kanceláriu, kde budete sám. Tímový brainstorming sa môže konať v príjemnom salóniku, ktorý podporuje kreatívne myslenie. Ďalší zamestnanec, ktorý má na starosti právnu agendu, si vyberie malý a tichý priestor, kde sa môže viac sústrediť a premýšľať.

Ľahké preskupovanie nábytku a ľudí

Túto teóriu podporujú aj odborníci, ktorí nedávno vydali článok v Harvard Business Review. Podľa autorov ich štúdie „ukazujú, že najprospešnejšie pracovné prostredie ponúka celú škálu priestorov. Je to akoby vlastný ekosystém, ktorý umožňuje ľuďom vybrať si, kde a ako pracujú.“1

Ďalším užitočným trendom pri activity-based working je využitie mobilného kancelárskeho nábytku, ktorý zmierňuje problémy open space kancelárií. Namiesto tradičných stolov sa pohyblivý nábytok premiestni podľa konkrétneho účelu. Oveľa ľahšie sa tak dokážu zamestnanci reorganizovať alebo vytvárať medzi sebou chvíľkové skupiny.

Na začiatku vám pomôžu dáta

Ako teda navrhnúť vhodné prostredie pre svojich zamestnancov a čo je základom? Plánovací proces začína analýzou fungovania pracoviska, ktorá vám pomôže pochopiť, ako sa využíva súčasný priestor.

Znamená to zhromaždenie údajov o každej budove, poschodí, konferenčnej miestnosti a sledovanie toho, ako sa využívajú. Pri zisťovaní môžete pokojne použiť aj technologické prístroje, ktoré vám využiteľnosť priestoru zmerajú exaktne. Tieto údaje vám môžu pomôcť určiť správnu kombináciu priestorov a pomer ľudí k pracovným miestam.

Technické údaje môžu pomôcť pri navrhovaní pracovísk, ktoré spĺňajú všetky požiadavky zamestnancov aj zamestnávateľov. Navyše tieto dáta môžu vyprodukovať nástroje, ktoré pomôžu zamestnancom nájsť svoje miesto v spoločnosti aj pri flexibilnom pracovnom priestore.

Tento článok vznikol v spolupráci s www.volnekancelarie.sk.

Zdroje: 

1. https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude
2. https://www.veldhoencompany.com/en/activity-based-working/


Späť

Bývanie a reality
Fenomén príliš malých bytov. Naozaj býva väčšina Slovákov v stiesnených podmienkach?

Fenomén príliš malých bytov. Naozaj býva väčšina Slovákov v stiesnených podmienkach? Hneď na úvod treba povedať, že túto tému možno označiť za súčasný a mimoriadne aktuálny problém; neustále sa mu venuje množstvo serióznych výskumov, ktoré v tejto oblasti zaradili Slovensko pod európsky priemer. Na druhej strane si ale treba uvedomiť, ako predmetná situácia vznikla: jednak je pozostatkom zvykov socializmu a jednak reakciou na dopyt po bytoch prakticky vo všetkých väčších mestách. Tento dopyt je hlavným argumentom v prospech malometrážnych bytov – ľudia,..
Rekonštrukcia rodinných domov vs novostavby

Stačí kozmetická úprava?Nechajme si poradiťA tak niečo k novostavbeAko postupovať podľa práva?Budete potrebovať právne overené dokumentyTak kedy sa konečne môžete pustiť do práce?Súčasná bytová situácia sa zdá neúnosná a tak sa mnoho ľudí začína radiť, či si zaobstará starší, dostupnejší dom a postupne mu dá novú tvár, alebo si splní všetky svoje sny, zadĺži sa na dlhé roky a pôjde cestou novostavby. Čo je lepšie? Ako všade, aj tu narazíme na dve strany mince, aj tu záleží na mnohých faktoroch. Každá stavba je jedinečná, naše predstavy a..
Drevené domy a zruby

Drevené domy a zrubyPrečo práve drevený dom?Približné cenyPostup konkrétnej stavbyPoužívané materiályKde to viazne u nás?Podmienky sa zlepšujúTak, ako všetko, aj rodinný dom má svoju dlhú a pestrú históriu. Sídlo bývania rodiny prešlo od jaskynných skalných obydlí cez chatrče z dreva a koží, slamené stavby a hlinené a kamenné stavby až po súčasné tehlové, pórobetónové či montované domy. Je logické, že tento vývoj bol a je závislý na rozvoji stavebných technológií, vývoji a dostupnosti stavebných materiálov, na pokroku všeobecne. Podľa toho..
Právna poradňa
Vymoženie práva k vydraženej veci a zodpovednosť dražiteľa

V dobrovoľnej dražbe som vydražila dom, o ktorom som si myslela, že je neobývaný - celkový dojem aj informáciu od dražobnej spoločnosti, že majiteľ je v Čechách - dom bez vody, plynu, elektriny. Bývalý majiteľ - môj dlžník, nebol nikdy prítomný. Ukázalo sa, že dom je predsa obývaný jedným Rómom. Povedal mi, že sa mu nechce odísť. Pracuje a prenájom si môže dovoliť, len nechce. Dala so mu 2 týždne na odsťahovanie, ale myslím, že sa nepohne, nič si zo mňa nerobí. Dom chcem čo najrýchlejšie predať. Dagmar I., Hradská Na dobrovoľné dražby sa vzťahuje..
Pojem a charakteristika nájomnej zmluvy

Nájomná zmluva predstavuje dvojstranný konsenzuálny právny úkon, na základe ktorého vzniká nájomný vzťah medzi prenajímateľom a nájomcom. Nájomná zmluva ako právny úkon musí spĺňať všeobecné náležitosti právnych úkonov (§ 34 a nasl. Občianskeho zákonníka). Predmetnou právnou skutočnosťou akou je nájomná zmluva kreuje sa nájomný vzťah medzi zúčastnenými zmluvnými stranami - prenajímateľom a nájomcom - ktoré si upravujú medzi sebou svoje vzájomné práva a povinnosti. Na báze nájomnej zmluvy jedna strana (prenajímateľ) prenecháva druhej..
Preverte si pred kúpou nehnuteľnosti Preverte si pred kúpou nehnuteľnosti

Pri kúpe nehnuteľnosti je dôležité dôkladne preveriť jej stav, právne náležitosti a možné riziká. Predávajúci môže niektoré problémy zatajiť, preto je vhodné byť opatrný a mať dostatočne overené všetky relevantné informácie. Tu je podrobný návod, ako preveriť nehnuteľnosť pred kúpou, a na čo si dať pozor, aby ste predišli rizikám.1. Právny stav nehnuteľnostia) List vlastníctva (LV)Prvým krokom je preverenie listu vlastníctva. Tento dokument si môžete vyžiadať na katastrálnom úrade alebo si ho stiahnuť z online katastra nehnuteľností...
Financie
Nehnutelnosti ...

Bývať v novom sa dá aj bez hypotéky (a založenia nehnuteľnosti)

Záujem Slovákov zlepšovať svoje bývanie je akcelerovaný predovšetkým dostupnosťou úverov, aj rastúcou ponukou nových projektov. Nie každý si však hypotéku môže dovoliť alebo sa ľudia jednoducho boja zadĺžiť na dekády, resp. založiť nehnuteľnosť, v ktorej bývajú. Zlepšovanie kvality bývania je však jednou zo základných ľudských potrieb. Stále málo využívanou možnosťou sú systémové rekonštrukcie existujúceho domu či bytu. Štatistiky potvrdzujú, že byt alebo dom, ktorý má spĺňať potreby svojho užívateľa, by mal prejsť po 15 rokoch modernizačnou..
Poistenie nehnuteľností

Čo zahŕňa a na čo sa vzťahuje poistenie nehnuteľnostiAko sa určuje výška poistnej sumyAko sa stanovuje poistná sumaSpôsob platby poistnéhoPoistná zmluva a všetko čo sa jej týkaTakže čo si treba pri zmluve všímať?Poistenie domácnostiPripoistenieNa čo sa vaše poistenie nevzťahuje?Poistite si aj okolité budovyUplatnenie náhradyAko postupovaťVlastniť miesto, ktoré môžete nazvať domov je jedným z najzákladnejších prianí každého človeka. A pritom často nezáleží na tom, či ide o byt alebo o dom, človek jednoducho túži mať svoj vlastný kút, kam sa môže..

Pre zlepšovanie vášho zážitku na našich stránkach používame cookies.