Clanky

Prečo si vybrať open space kancelárie: nová teória activity-based workplace

V posledných rokoch sa nie len väčšie úspešné firmy ale aj takzvaní podnikatelia na voľnej nohe usilujú o navodenie produktívnej atmosféry pri práci. Open space kancelárie sú pre pracujúcich ľudí v mnohom veľkým prínosom a to či už máte firmu s množstvom zamestnancov, alebo ste podnikateľ, ktorému sa nedarí zachovať motiváciu na gauči vo vlastnom byte. 

Otvorené priestory kancelárií, ktoré minimalizujú možnosti vytvoriť si súkromné priestory, odstraňujú steny a dvere, sa v histórii prvýkrát uplatnili niekde v 50.-tych rokoch minulého storočia. Existoval na to dobrý dôvod: odborníci a vrcholoví manažéri predpokladali, že otvorené kancelárske pôdorysy majú tendenciu podporovať spoluprácu medzi zamestnancami, pretože nedostatok fyzických bariér podporuje zvýšenú interakciu.

Svetové spoločnosti ako Google či Facebook plne podporujú teóriu open space. Idea sa stala hlavnou filozofiou najmä v Austrálii a v Holandsku. Podľa Sydney Morning Herald by sme deväť z desiatich kancelárií mohli označiť ako open space. V Spojených štátoch to je podľa Medzinárodného združenia pre správu nehnuteľností (v skratke IFMA) približne 70 % všetkých kancelárskych priestorov.

V súčasnosti čoraz častejšie v tlači objavujeme záblesky negatívnych správ o otvorenom priestore kancelárií. Kritici ako hlavné dôvody uvádzajú zníženie produktivity a zhoršené pracovné správanie. Aké sú výhody a nevýhody open space kancelárií? Ako, ak vôbec, možno najlepšie kombinovať výhody otvoreného dizajnu a súkromných pracovných priestorov?

Najdôležitejšie výhody open space kancelárií

  • Zvýšená spolupráca. Najmä v oddeleniach marketingu a predaja, kde je interakcia prospešná, otvorené kancelárske priestory povzbudzujú zamestnancov, aby spolupracovali.
  • Tvorivé myslenie a inovácie. Ak vedia zamestnanci získať informácie od kolegov bez toho, aby si s nimi dohadovali stretnutie, ušetria čas a zároveň pravdepodobne rýchlejšie prídu s dobrým nápadom.
  • Nižšie náklady na vybudovanie a udržiavanie. Bez potreby stavať steny a deliť halu na menšie segmenty môžu náklady na výstavbu a udržiavanie priestoru klesnúť aj o 20 %.
  • Úspora energie. Práca na otvorenom priestranstve znižuje náklady na vykurovanie, klimatizáciu a elektrickú energiu vďaka lepšiemu prúdu vzduchu a svetla.
  • Znížené výdavky na kancelárske pomôcky. Finančnú úsporu garantuje aj zdieľanie tlačiarní, kopíriek a iných kancelárskych zariadení.
  • Ľahšia reorganizácia. Open space kancelárie sa ľahšie prispôsobia nárastu počtu zamestnancov alebo sa ľahšie preskupia jednotlivé oddelenia pri reorganizácii štruktúry spoločnosti.

Nevýhody open space kancelárií

Zoznam výhod doplňme aj zoznamom nevýhod open space kancelárií, aby sme mali ucelený objektívny pohľad:

  • Hluk a rozptyľovanie znemožňujú zamestnancom sústrediť sa na svoju prácu a riadenie. Môže to spôsobiť zníženie produktivity, najmä pri práci, ktorá si vyžaduje koncentráciu alebo súkromie. Tento problém majú najmä finančné, mzdové alebo HR oddelenia.
  • Nedostatok súkromia. Azda najväčší problém open space kancelárií, o ktorom sa dnes veľa hovorí. Obrazovky na počítači sú viditeľné pre všetkých, ktorí prechádzajú okolo. Je tie nemožno zavolať si bez toho, aby vás niekto počul. To môže byť problém najmä pri právnikoch a personalistoch, ktorí často pracujú s citlivými osobnými údajmi. Navyše, nikto z nás nemá rád pocit, že nás niekto sleduje...
  • Otvorený priestor tiež môžu najmä starší zamestnanci vnímať ako degradáciu, pretože majú pocit, že by si zaslúžili mať svoju vlastnú kanceláriu. Dlhodobá nespokojnosť v práci celkom určite znižuje produktivitu a pracovné nasadenie.

 

Kombinácia otvoreného a súkromného priestoru: Activity-based working

Vývoj kancelárskych priestorov v niektorých regiónoch a pracovných odvetviach, najmä v Austrálii a v technickom priemysle, má v súčasnosti nový trend: pracovné prostredie založené na aktivitách, ktoré poskytujú kombináciu open space priestorov s ďalšími priestormi, ktoré sú špecializované pre určitú činnosť. Mnohé spomínané problémy otvoreného dizajnu odstráni flexibilná kancelária, ktorá nemá pridelený model sedenia.

Vo flexibilných kancelárskych priestoroch zamestnanci nemajú priradený stôl, ale namiesto toho si vyberajú, kde chcú pracovať každý deň. Takéto prostredie výrazne znižuje náklady na prevádzku tým, že maximalizuje využitie priestoru. Zamestnanci si zároveň môžu vybrať priestor, ktorý najviac vyhovuje ich aktuálnej pracovnej úlohe.

Vysvetlíme si to na konkrétnych príkladoch: ak si potrebujete dôverne zavolať, vyberiete si malú kanceláriu, kde budete sám. Tímový brainstorming sa môže konať v príjemnom salóniku, ktorý podporuje kreatívne myslenie. Ďalší zamestnanec, ktorý má na starosti právnu agendu, si vyberie malý a tichý priestor, kde sa môže viac sústrediť a premýšľať.

Ľahké preskupovanie nábytku a ľudí

Túto teóriu podporujú aj odborníci, ktorí nedávno vydali článok v Harvard Business Review. Podľa autorov ich štúdie „ukazujú, že najprospešnejšie pracovné prostredie ponúka celú škálu priestorov. Je to akoby vlastný ekosystém, ktorý umožňuje ľuďom vybrať si, kde a ako pracujú.“1

Ďalším užitočným trendom pri activity-based working je využitie mobilného kancelárskeho nábytku, ktorý zmierňuje problémy open space kancelárií. Namiesto tradičných stolov sa pohyblivý nábytok premiestni podľa konkrétneho účelu. Oveľa ľahšie sa tak dokážu zamestnanci reorganizovať alebo vytvárať medzi sebou chvíľkové skupiny.

Na začiatku vám pomôžu dáta

Ako teda navrhnúť vhodné prostredie pre svojich zamestnancov a čo je základom? Plánovací proces začína analýzou fungovania pracoviska, ktorá vám pomôže pochopiť, ako sa využíva súčasný priestor.

Znamená to zhromaždenie údajov o každej budove, poschodí, konferenčnej miestnosti a sledovanie toho, ako sa využívajú. Pri zisťovaní môžete pokojne použiť aj technologické prístroje, ktoré vám využiteľnosť priestoru zmerajú exaktne. Tieto údaje vám môžu pomôcť určiť správnu kombináciu priestorov a pomer ľudí k pracovným miestam.

Technické údaje môžu pomôcť pri navrhovaní pracovísk, ktoré spĺňajú všetky požiadavky zamestnancov aj zamestnávateľov. Navyše tieto dáta môžu vyprodukovať nástroje, ktoré pomôžu zamestnancom nájsť svoje miesto v spoločnosti aj pri flexibilnom pracovnom priestore.

Tento článok vznikol v spolupráci s www.volnekancelarie.sk.

Zdroje: 

1. https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude
2. https://www.veldhoencompany.com/en/activity-based-working/


Späť

Bývanie a reality
Stavebné sporenie na nehnutelnosti

Stavebné sporenie je finančný produkt, ktorý má na Slovensku pomerne silné zastúpenie. Mnoho klientov sa k nemu obracia ako k nástroju na riešenie svojej otázky na poli samotného bývania, či jeho zveľadenia. Nuž, jeden chce prostredníctvom neho svoju nehnuteľnosť kúpiť, iný sa zasa chce pustiť do jeho väčšej, či menšej rekonštrukcie. Nuž, všetky tieto situácie, prečo ideme osloviť tú, či onú stavebnú sporiteľňu majú spoločný základ. Tým základom je nedostatok vlastných prostriedkov na naplnenie týchto cieľov.Takže poďme pekne poporiadku a predstavme..
Daňová povinnosť pri prenajímaní nehnuteľností

Povinnosť registrácieVýnimky oznamovacej povinnostiRegistrácia na daňovom úradeBytová politikaPráva a povinnostiPovinnosti voči stavebnému bytovému družstvu     Prenajímanie nehnuteľností každého druhu sa môže za určitých podmienok stať výhodným biznisom. Najmä ak ide o ľudí, ktorý prenajímajú už nadobudnutú nehnuteľnosť, a nie sú zaťažení splácaním hypotéky alebo iných dlhov. V poslednej dobe sa objavil trend rýchleho nákupu nehnuteľnosti a jej  následného prenajímaniu a to najmä v prípade bytov.      Takýto spôsob môže byť pre niektorých..
Bývanie v meste a na dedine

Ako sa hovorí, život je otázka priorít. Túto vetu nepoznáme len ako slogan jednej reklamy, ale týka aj spôsobu nášho života v oblasti hodnôt, či praktického života, napr. bývania. Asi najviac sa však prejavuje vo výbere možnosti bývania v meste, alebo na vidieku. Zatiaľ čo v iných oblastiach bývania sa dá čitateľom presne poradiť, výber z týchto dvoch oblastí je skôr témou, kde samotné rozhodnutie je akousi zmesou vlastného presvedčenia a finančných možností, ktoré na splnenie svojej túžby máte. Aj keď Slovensko nepatrí k tým najvyspelejším krajinám..
Právna poradňa
Neskolaudovaná stavba - otázka predaja a bývania

S mojím manželom máme vyhliadnutý rodinný dom na kúpu. Ide o novostavbu domu, no realitka, ktorá ho ponúka, sa vyjadrila, že nie je ešte skolaudovaný. Je táto skutočnosť pre nás ako kupujúcich na závadu? Aké môžeme očakávať ťažkosti s kúpou neskolaudovanej stavby, s trvalým pobytom ? Ivica S., Kľakany Ako sami uvádzate, vami postavený rodinný dom je neskolaudovaný. V zmysle platnej legislatívy to znamená, že neskolaudovaná nehnuteľnosť nemôže slúžiť účelu, na ktorý bola postavená - teda buď podnikateľským účelom, ako prevádzka podniku, vo..
Uznesenia vlastníkov bytov na schôdzi a ukladanie povinností

Správu nášho bytového domu vykonávala pôvodne firma XY Bratislava, pričom od januára 2009 došlo ku zmene správcu. K zmene došlo podľa mňa nezákonne, nakoľko nie všetci sme sa ustanovili na schôdzu a hlasovali za nového správcu, a tiež došlo k neúmernému nárastu poplatkov za jednotlivé poskytované služby - rozdiel činí až 1.500 Sk za mesiac. Rovnako namietam, že ja ako staršia osoba, budem mať 86 rokov, by som mala byť povinná prispieť spolu s ostatnými vlastníkmi bytov v našom dome sumou 13.000 Sk ako tzv. jednorazový príspevok na sadové úpravy a..
Nóvum v písomnom hlasovaní vlastníkov bytov- zjednodušenie účasti na správe bytového domu

Správca nášho domu nelegálne prevádzkuje kotolňu, ktorá patrí vlastníkom bytov a nebytových priestorov. Nemôže preukázať splnenie podmienok na podnikanie v tepelnej energetike podľa ustanovenia § 5 ods. 7 písm. a) zákona č. 657/2004 Z. z. o tepelnej energetike. V mesiaci marci bola zrealizovaná zástupkyňou vlastníkov bytov, ktorá háji skôr záujmy správcu a nie je ochotná akceptovať vlastníkov bytov, akási podpisová akcia, kedy táto pani „chodila po bytoch“ a dávala podpisovať súhlas, resp. nesúhlas s istými otázkami,..
Financie
Daň z nehnuteľností

Čo je to daň z nehnuteľností?Vyrubenie daneKto je to daňovník?Predmet daneVýška sadzby daneNovinkyProblematika dane z nehnuteľností je upravená v zákone č.582/2004 Z. z.o miestnych daniach a miestnom poplatku za komunálne odpady a drobné stavebné odpady (ďalej len "zákon"). V podstate sa teda už tri roky zachováva v pôvodnom stave. Každý rok sa ale dejú jemné úpravy.Čo je to daň z nehnuteľností?  Zákon rozlišuje 3 druhy dane z nehnuteľností:daň z pozemkov,daň zo stavieb,a daň z bytov (kam patria pre účely dane i nebytové priestory v bytovom..
Poistenie domácnosti a zodpovednost Poistenie domácnosti a zodpovednost

Pýtali ste sa niekedy sami seba, prečo by ste si mali vybavovať niečo ako poistenie domácnosti, alebo poistenie zodpovednosti keď už aj tak platíte za poistenie nehnuteľnosti a nechcete utrácať ďalších pár eur za mesiac, ktoré by ste si mohli ušetriť na krásny nový gauč, alebo na nový koberec ktorý ste videli v obchode? Treba si ozrejmiť predovšetkým, čo všetko zahŕňa poistenie nehnuteľnosti. Predstavte si, že Váš domov by niekto vzal, otočil ho strechou dolu, a začal by s ním triasť. Vaše veci, nábytok, oblečenie, knihy.... začali..
Vlastníte nehnuteľnosť? Nezabudnite na poistenie.

Ako sa stanovuje poistná suma?Kedy je poistenie povinné?Poistenie obytných budovPoistenie domácnostiRozhovor s riaditeľom úseku neživotného poistenia Ing. Martinom GergelymPrečo by si majitelia bytov a domov mali nechať poistiť svoj majetok?Aké druhy poistenia odporúčate klientom, čo sa týka nehnuteľností?Existujú nehnuteľnosti, ktoré jednoducho poistiť nemožno - nevzťahuje sa na nich žiaden druh poistenia?Aký je rozdiel medzi jednotlivými druhmi poistenia, čo sa týka nehnuteľností?Ako má postupovať klient, ktorý si chce nechať poistiť domácnosť alebo nehnuteľnosť?Každý..

Pre zlepšovanie vášho zážitku na našich stránkach používame cookies.