Clanky

Prečo si vybrať open space kancelárie: nová teória activity-based workplace

V posledných rokoch sa nie len väčšie úspešné firmy ale aj takzvaní podnikatelia na voľnej nohe usilujú o navodenie produktívnej atmosféry pri práci. Open space kancelárie sú pre pracujúcich ľudí v mnohom veľkým prínosom a to či už máte firmu s množstvom zamestnancov, alebo ste podnikateľ, ktorému sa nedarí zachovať motiváciu na gauči vo vlastnom byte. 

Otvorené priestory kancelárií, ktoré minimalizujú možnosti vytvoriť si súkromné priestory, odstraňujú steny a dvere, sa v histórii prvýkrát uplatnili niekde v 50.-tych rokoch minulého storočia. Existoval na to dobrý dôvod: odborníci a vrcholoví manažéri predpokladali, že otvorené kancelárske pôdorysy majú tendenciu podporovať spoluprácu medzi zamestnancami, pretože nedostatok fyzických bariér podporuje zvýšenú interakciu.

Svetové spoločnosti ako Google či Facebook plne podporujú teóriu open space. Idea sa stala hlavnou filozofiou najmä v Austrálii a v Holandsku. Podľa Sydney Morning Herald by sme deväť z desiatich kancelárií mohli označiť ako open space. V Spojených štátoch to je podľa Medzinárodného združenia pre správu nehnuteľností (v skratke IFMA) približne 70 % všetkých kancelárskych priestorov.

V súčasnosti čoraz častejšie v tlači objavujeme záblesky negatívnych správ o otvorenom priestore kancelárií. Kritici ako hlavné dôvody uvádzajú zníženie produktivity a zhoršené pracovné správanie. Aké sú výhody a nevýhody open space kancelárií? Ako, ak vôbec, možno najlepšie kombinovať výhody otvoreného dizajnu a súkromných pracovných priestorov?

Najdôležitejšie výhody open space kancelárií

  • Zvýšená spolupráca. Najmä v oddeleniach marketingu a predaja, kde je interakcia prospešná, otvorené kancelárske priestory povzbudzujú zamestnancov, aby spolupracovali.
  • Tvorivé myslenie a inovácie. Ak vedia zamestnanci získať informácie od kolegov bez toho, aby si s nimi dohadovali stretnutie, ušetria čas a zároveň pravdepodobne rýchlejšie prídu s dobrým nápadom.
  • Nižšie náklady na vybudovanie a udržiavanie. Bez potreby stavať steny a deliť halu na menšie segmenty môžu náklady na výstavbu a udržiavanie priestoru klesnúť aj o 20 %.
  • Úspora energie. Práca na otvorenom priestranstve znižuje náklady na vykurovanie, klimatizáciu a elektrickú energiu vďaka lepšiemu prúdu vzduchu a svetla.
  • Znížené výdavky na kancelárske pomôcky. Finančnú úsporu garantuje aj zdieľanie tlačiarní, kopíriek a iných kancelárskych zariadení.
  • Ľahšia reorganizácia. Open space kancelárie sa ľahšie prispôsobia nárastu počtu zamestnancov alebo sa ľahšie preskupia jednotlivé oddelenia pri reorganizácii štruktúry spoločnosti.

Nevýhody open space kancelárií

Zoznam výhod doplňme aj zoznamom nevýhod open space kancelárií, aby sme mali ucelený objektívny pohľad:

  • Hluk a rozptyľovanie znemožňujú zamestnancom sústrediť sa na svoju prácu a riadenie. Môže to spôsobiť zníženie produktivity, najmä pri práci, ktorá si vyžaduje koncentráciu alebo súkromie. Tento problém majú najmä finančné, mzdové alebo HR oddelenia.
  • Nedostatok súkromia. Azda najväčší problém open space kancelárií, o ktorom sa dnes veľa hovorí. Obrazovky na počítači sú viditeľné pre všetkých, ktorí prechádzajú okolo. Je tie nemožno zavolať si bez toho, aby vás niekto počul. To môže byť problém najmä pri právnikoch a personalistoch, ktorí často pracujú s citlivými osobnými údajmi. Navyše, nikto z nás nemá rád pocit, že nás niekto sleduje...
  • Otvorený priestor tiež môžu najmä starší zamestnanci vnímať ako degradáciu, pretože majú pocit, že by si zaslúžili mať svoju vlastnú kanceláriu. Dlhodobá nespokojnosť v práci celkom určite znižuje produktivitu a pracovné nasadenie.

 

Kombinácia otvoreného a súkromného priestoru: Activity-based working

Vývoj kancelárskych priestorov v niektorých regiónoch a pracovných odvetviach, najmä v Austrálii a v technickom priemysle, má v súčasnosti nový trend: pracovné prostredie založené na aktivitách, ktoré poskytujú kombináciu open space priestorov s ďalšími priestormi, ktoré sú špecializované pre určitú činnosť. Mnohé spomínané problémy otvoreného dizajnu odstráni flexibilná kancelária, ktorá nemá pridelený model sedenia.

Vo flexibilných kancelárskych priestoroch zamestnanci nemajú priradený stôl, ale namiesto toho si vyberajú, kde chcú pracovať každý deň. Takéto prostredie výrazne znižuje náklady na prevádzku tým, že maximalizuje využitie priestoru. Zamestnanci si zároveň môžu vybrať priestor, ktorý najviac vyhovuje ich aktuálnej pracovnej úlohe.

Vysvetlíme si to na konkrétnych príkladoch: ak si potrebujete dôverne zavolať, vyberiete si malú kanceláriu, kde budete sám. Tímový brainstorming sa môže konať v príjemnom salóniku, ktorý podporuje kreatívne myslenie. Ďalší zamestnanec, ktorý má na starosti právnu agendu, si vyberie malý a tichý priestor, kde sa môže viac sústrediť a premýšľať.

Ľahké preskupovanie nábytku a ľudí

Túto teóriu podporujú aj odborníci, ktorí nedávno vydali článok v Harvard Business Review. Podľa autorov ich štúdie „ukazujú, že najprospešnejšie pracovné prostredie ponúka celú škálu priestorov. Je to akoby vlastný ekosystém, ktorý umožňuje ľuďom vybrať si, kde a ako pracujú.“1

Ďalším užitočným trendom pri activity-based working je využitie mobilného kancelárskeho nábytku, ktorý zmierňuje problémy open space kancelárií. Namiesto tradičných stolov sa pohyblivý nábytok premiestni podľa konkrétneho účelu. Oveľa ľahšie sa tak dokážu zamestnanci reorganizovať alebo vytvárať medzi sebou chvíľkové skupiny.

Na začiatku vám pomôžu dáta

Ako teda navrhnúť vhodné prostredie pre svojich zamestnancov a čo je základom? Plánovací proces začína analýzou fungovania pracoviska, ktorá vám pomôže pochopiť, ako sa využíva súčasný priestor.

Znamená to zhromaždenie údajov o každej budove, poschodí, konferenčnej miestnosti a sledovanie toho, ako sa využívajú. Pri zisťovaní môžete pokojne použiť aj technologické prístroje, ktoré vám využiteľnosť priestoru zmerajú exaktne. Tieto údaje vám môžu pomôcť určiť správnu kombináciu priestorov a pomer ľudí k pracovným miestam.

Technické údaje môžu pomôcť pri navrhovaní pracovísk, ktoré spĺňajú všetky požiadavky zamestnancov aj zamestnávateľov. Navyše tieto dáta môžu vyprodukovať nástroje, ktoré pomôžu zamestnancom nájsť svoje miesto v spoločnosti aj pri flexibilnom pracovnom priestore.

Tento článok vznikol v spolupráci s www.volnekancelarie.sk.

Zdroje: 

1. https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude
2. https://www.veldhoencompany.com/en/activity-based-working/


Späť

Bývanie a reality
Jednoduchý praktický skleník, ktorý môžete „oprieť o stenu“ Jednoduchý praktický skleník, ktorý môžete „oprieť o stenu“

Skleník je pre vášnivého záhradkára nevyhnutnosťou – je ideálny na siatie semien, pestovanie delikátnych rastlín a plodín a prezimovanie chúlostivých rastlín. Pokiaľ ide o výber skleníka, existuje obrovská škála možností a ceny sa môžu pohybovať od niekoľkých stoviek až po mnoho tisíc eur. Skleník, ktorý si nakoniec vyberiete, závisí od dvoch hlavných faktorov – plochy, ktorú máte k dispozícii a vášho rozpočtu.   Ak jediným dôvodom, prečo ešte nemáte skleník je, že si myslíte, že naň nemáte dostatok priestoru, zbystrite pozornosť,..
Strecha - aký typ si vybrať

Strecha patrí asi medzi najpoužívanejšie slová pre vyjadrenie symbolu domova a rodiny. Dalo by sa povedať, že je akousi pomyselnou korunou každého rodinného domu. Jej funkcia je oveľa dôležitejšia ako by ste si mohli myslieť. Nedodáva domu len vizuálny charakter, ale má veľa základných funkcií pri ochrane vášho príbytku pred dažďom, únikom tepla či hlukom z okolia.Pri stavbe rodinného domu je dôležité myslieť na každý detail. Obzvlášť to platí pri plánovaní a následnej stavbe strechy. Takže ak sa už rozhodnete pre rovnú alebo šikmú strechu, myslite..
Realitné kancelárie na Slovensku Realitné kancelárie na Slovensku

Založenie realitnej kancelárie Výber realitnej kancelárie Serióznosť realitných maklérovNa čo si dať pozorRozhodli ste sa predať alebo kúpiť nehnuteľnosť, ale neviete ako na to? Nemáte skúsenosti a ani prehľad na trhu s nehnuteľnosťami? Neostáva vám teda nič iné iba sa spoľahnúť na realitnú kanceláriu, ktorá vám určite ochotne poradí a pomôže s predajom vašej nehnuteľnosti. Samozrejme, musíte počítať s tým, že táto pomoc vás bude niečo aj stáť. Realitné kancelárie majú viac skúseností s predajom a súvisiacou administratívou ako bežný človek,..
Právna poradňa
Budúca zmluva na kúpu pozemku

Realitná kancelária sa na nás obrátila s ponukou na uzatvorenie budúcej zmluvy na kúpu pozemku. Je bezpečné takúto zmluvu podpisovať? Čo to je vlastne za zmluvu?Jozef Ž., Stupava Realitná kancelária sa na Vás obrátila s požiadavkou na uzatvorenie zmluvy o budúcej zmluve (označovaná niekedy ako predbežná zmluva). Obsahom takejto zmluvy je záväzok oboch alebo len jednej zo strán uzatvoriť do dohodnutej doby určitú zmluvu. Podstatné náležitosti takejto zmluvy musia byť uvedené už zmluve o budúcej zmluve. Pokiaľ ide o podstatné náležitosti samotnej kúpnej zmluvy,..
Prístup na pozemky v rámci susedských vzťahov

Na jednej z hospodárskych budov na mojom pozemku som potreboval opraviť strešnú krytinu. Do budovy začalo zatekať a hrozilo, že časť strojov uskladnených vnútri bude dažďovou vodou poškodená. Poškodená časť budovy sa nachádza v mieste, kam sa však nedá dostať z môjho pozemku. Musím prejsť cez záhrady ďalších dvoch susedov, avšak jeden z nich namieta, že na jeho pozemok nesmiem vstúpiť. Tvrdí, že je to jeho pozemok a nikto cudzí nemá právo naň vstupovať bez jeho povolenia. Ide o dôsledok dlhoročných susedských sporov. Mne však hrozí škoda a strechu..
Spôsobilosť na právne úkony kontra ich platnosť

Náš otec má 72 rokov. Má značné problémy s chápaním, jeho mentálny zdravotný stav sa v poslednom období rapídne zhoršil. Ja s otcom bývam v byte, ktorý patrí otcovi a súčasne sa o otca dlhé roky starám. Pred niekoľkými mesiacmi začal ku nám chodievať môj mladší brat, ktorý sa pred niekoľkými rokmi odmietol starať o otca a ktorý sa dlhé roky o rodinu ako takú ani nezaujímal. Teraz začal pobádať a manipulovať otca k tomu, aby byt previedol na neho, že sa o neho na oplátku postará. Cítim sa byť ukrivdený, bojím sa o strechu nad hlavou. Prosím vás o..
Financie
Výhody a nevýhody stavebného sporenia

 Pri dnešných finančných pomeroch v spoločnosti je v tejto problematike jasné, že nasporiť na byty pre dve alebo tri deti je v priemernej rodine vecou nie ťažkou, ale nemožnou; na druhej strane by však všetci rodičia veľmi radi zabezpečili svojich potomkov najmä po tejto stránke, aby mali pri štarte do samostatného života vlastnú strechu nad hlavou. Keďže však "odkladaním pod vankúš" nemajú šancu tento problém vyriešiť, mnohí siahajú po produkte vyvinutom presne na tento účel - stavebnému sporeniu. Je už takmer samozrejmosťou, že sa takýto..
Financovanie nehnutelnosti

Právnické a fyzické osoby, ktoré ku svojej činnosti potrebujú vyhovujúce priestory, majú v dnešnej dobe hneď niekoľko možností ako ich získať. Každá z nich obsahuje výhody, nevýhody a skryté riziká. Spomínanými možnosťami sú kúpa nehnuteľnosti za vlastné prostriedky, kúpa nehnuteľnosti s použitím bankového úveru, kúpa nehnuteľnosti na leasingové splátky alebo iba prenájom nehnuteľnosti na určitú dobu.Kúpa nehnuteľnosti verzus nájomKúpa nehnuteľnosti za vlastné prostriedky je klasická možnosť kalkulovania: “čo si môžem dovoliť za peniaze,..
Prečo si vybrať open space kancelárie: nová teória activity-based workplace

V posledných rokoch sa nie len väčšie úspešné firmy ale aj takzvaní podnikatelia na voľnej nohe usilujú o navodenie produktívnej atmosféry pri práci. Open space kancelárie sú pre pracujúcich ľudí v mnohom veľkým prínosom a to či už máte firmu s množstvom zamestnancov, alebo ste podnikateľ, ktorému sa nedarí zachovať motiváciu na gauči vo vlastnom byte. Otvorené priestory kancelárií, ktoré minimalizujú možnosti vytvoriť si súkromné priestory, odstraňujú steny a dvere, sa v histórii prvýkrát uplatnili niekde v 50.-tych..

Pre zlepšovanie vášho zážitku na našich stránkach používame cookies.