Clanky

Prečo si vybrať open space kancelárie: nová teória activity-based workplace

V posledných rokoch sa nie len väčšie úspešné firmy ale aj takzvaní podnikatelia na voľnej nohe usilujú o navodenie produktívnej atmosféry pri práci. Open space kancelárie sú pre pracujúcich ľudí v mnohom veľkým prínosom a to či už máte firmu s množstvom zamestnancov, alebo ste podnikateľ, ktorému sa nedarí zachovať motiváciu na gauči vo vlastnom byte. 

Otvorené priestory kancelárií, ktoré minimalizujú možnosti vytvoriť si súkromné priestory, odstraňujú steny a dvere, sa v histórii prvýkrát uplatnili niekde v 50.-tych rokoch minulého storočia. Existoval na to dobrý dôvod: odborníci a vrcholoví manažéri predpokladali, že otvorené kancelárske pôdorysy majú tendenciu podporovať spoluprácu medzi zamestnancami, pretože nedostatok fyzických bariér podporuje zvýšenú interakciu.

Svetové spoločnosti ako Google či Facebook plne podporujú teóriu open space. Idea sa stala hlavnou filozofiou najmä v Austrálii a v Holandsku. Podľa Sydney Morning Herald by sme deväť z desiatich kancelárií mohli označiť ako open space. V Spojených štátoch to je podľa Medzinárodného združenia pre správu nehnuteľností (v skratke IFMA) približne 70 % všetkých kancelárskych priestorov.

V súčasnosti čoraz častejšie v tlači objavujeme záblesky negatívnych správ o otvorenom priestore kancelárií. Kritici ako hlavné dôvody uvádzajú zníženie produktivity a zhoršené pracovné správanie. Aké sú výhody a nevýhody open space kancelárií? Ako, ak vôbec, možno najlepšie kombinovať výhody otvoreného dizajnu a súkromných pracovných priestorov?

Najdôležitejšie výhody open space kancelárií

  • Zvýšená spolupráca. Najmä v oddeleniach marketingu a predaja, kde je interakcia prospešná, otvorené kancelárske priestory povzbudzujú zamestnancov, aby spolupracovali.
  • Tvorivé myslenie a inovácie. Ak vedia zamestnanci získať informácie od kolegov bez toho, aby si s nimi dohadovali stretnutie, ušetria čas a zároveň pravdepodobne rýchlejšie prídu s dobrým nápadom.
  • Nižšie náklady na vybudovanie a udržiavanie. Bez potreby stavať steny a deliť halu na menšie segmenty môžu náklady na výstavbu a udržiavanie priestoru klesnúť aj o 20 %.
  • Úspora energie. Práca na otvorenom priestranstve znižuje náklady na vykurovanie, klimatizáciu a elektrickú energiu vďaka lepšiemu prúdu vzduchu a svetla.
  • Znížené výdavky na kancelárske pomôcky. Finančnú úsporu garantuje aj zdieľanie tlačiarní, kopíriek a iných kancelárskych zariadení.
  • Ľahšia reorganizácia. Open space kancelárie sa ľahšie prispôsobia nárastu počtu zamestnancov alebo sa ľahšie preskupia jednotlivé oddelenia pri reorganizácii štruktúry spoločnosti.

Nevýhody open space kancelárií

Zoznam výhod doplňme aj zoznamom nevýhod open space kancelárií, aby sme mali ucelený objektívny pohľad:

  • Hluk a rozptyľovanie znemožňujú zamestnancom sústrediť sa na svoju prácu a riadenie. Môže to spôsobiť zníženie produktivity, najmä pri práci, ktorá si vyžaduje koncentráciu alebo súkromie. Tento problém majú najmä finančné, mzdové alebo HR oddelenia.
  • Nedostatok súkromia. Azda najväčší problém open space kancelárií, o ktorom sa dnes veľa hovorí. Obrazovky na počítači sú viditeľné pre všetkých, ktorí prechádzajú okolo. Je tie nemožno zavolať si bez toho, aby vás niekto počul. To môže byť problém najmä pri právnikoch a personalistoch, ktorí často pracujú s citlivými osobnými údajmi. Navyše, nikto z nás nemá rád pocit, že nás niekto sleduje...
  • Otvorený priestor tiež môžu najmä starší zamestnanci vnímať ako degradáciu, pretože majú pocit, že by si zaslúžili mať svoju vlastnú kanceláriu. Dlhodobá nespokojnosť v práci celkom určite znižuje produktivitu a pracovné nasadenie.

 

Kombinácia otvoreného a súkromného priestoru: Activity-based working

Vývoj kancelárskych priestorov v niektorých regiónoch a pracovných odvetviach, najmä v Austrálii a v technickom priemysle, má v súčasnosti nový trend: pracovné prostredie založené na aktivitách, ktoré poskytujú kombináciu open space priestorov s ďalšími priestormi, ktoré sú špecializované pre určitú činnosť. Mnohé spomínané problémy otvoreného dizajnu odstráni flexibilná kancelária, ktorá nemá pridelený model sedenia.

Vo flexibilných kancelárskych priestoroch zamestnanci nemajú priradený stôl, ale namiesto toho si vyberajú, kde chcú pracovať každý deň. Takéto prostredie výrazne znižuje náklady na prevádzku tým, že maximalizuje využitie priestoru. Zamestnanci si zároveň môžu vybrať priestor, ktorý najviac vyhovuje ich aktuálnej pracovnej úlohe.

Vysvetlíme si to na konkrétnych príkladoch: ak si potrebujete dôverne zavolať, vyberiete si malú kanceláriu, kde budete sám. Tímový brainstorming sa môže konať v príjemnom salóniku, ktorý podporuje kreatívne myslenie. Ďalší zamestnanec, ktorý má na starosti právnu agendu, si vyberie malý a tichý priestor, kde sa môže viac sústrediť a premýšľať.

Ľahké preskupovanie nábytku a ľudí

Túto teóriu podporujú aj odborníci, ktorí nedávno vydali článok v Harvard Business Review. Podľa autorov ich štúdie „ukazujú, že najprospešnejšie pracovné prostredie ponúka celú škálu priestorov. Je to akoby vlastný ekosystém, ktorý umožňuje ľuďom vybrať si, kde a ako pracujú.“1

Ďalším užitočným trendom pri activity-based working je využitie mobilného kancelárskeho nábytku, ktorý zmierňuje problémy open space kancelárií. Namiesto tradičných stolov sa pohyblivý nábytok premiestni podľa konkrétneho účelu. Oveľa ľahšie sa tak dokážu zamestnanci reorganizovať alebo vytvárať medzi sebou chvíľkové skupiny.

Na začiatku vám pomôžu dáta

Ako teda navrhnúť vhodné prostredie pre svojich zamestnancov a čo je základom? Plánovací proces začína analýzou fungovania pracoviska, ktorá vám pomôže pochopiť, ako sa využíva súčasný priestor.

Znamená to zhromaždenie údajov o každej budove, poschodí, konferenčnej miestnosti a sledovanie toho, ako sa využívajú. Pri zisťovaní môžete pokojne použiť aj technologické prístroje, ktoré vám využiteľnosť priestoru zmerajú exaktne. Tieto údaje vám môžu pomôcť určiť správnu kombináciu priestorov a pomer ľudí k pracovným miestam.

Technické údaje môžu pomôcť pri navrhovaní pracovísk, ktoré spĺňajú všetky požiadavky zamestnancov aj zamestnávateľov. Navyše tieto dáta môžu vyprodukovať nástroje, ktoré pomôžu zamestnancom nájsť svoje miesto v spoločnosti aj pri flexibilnom pracovnom priestore.

Tento článok vznikol v spolupráci s www.volnekancelarie.sk.

Zdroje: 

1. https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude
2. https://www.veldhoencompany.com/en/activity-based-working/


Späť

Bývanie a reality
Fenomén príliš malých bytov. Naozaj býva väčšina Slovákov v stiesnených podmienkach?

Fenomén príliš malých bytov. Naozaj býva väčšina Slovákov v stiesnených podmienkach? Hneď na úvod treba povedať, že túto tému možno označiť za súčasný a mimoriadne aktuálny problém; neustále sa mu venuje množstvo serióznych výskumov, ktoré v tejto oblasti zaradili Slovensko pod európsky priemer. Na druhej strane si ale treba uvedomiť, ako predmetná situácia vznikla: jednak je pozostatkom zvykov socializmu a jednak reakciou na dopyt po bytoch prakticky vo všetkých väčších mestách. Tento dopyt je hlavným argumentom v prospech malometrážnych bytov – ľudia,..
Drevené domy a zruby

Drevené domy a zrubyPrečo práve drevený dom?Približné cenyPostup konkrétnej stavbyPoužívané materiályKde to viazne u nás?Podmienky sa zlepšujúTak, ako všetko, aj rodinný dom má svoju dlhú a pestrú históriu. Sídlo bývania rodiny prešlo od jaskynných skalných obydlí cez chatrče z dreva a koží, slamené stavby a hlinené a kamenné stavby až po súčasné tehlové, pórobetónové či montované domy. Je logické, že tento vývoj bol a je závislý na rozvoji stavebných technológií, vývoji a dostupnosti stavebných materiálov, na pokroku všeobecne. Podľa toho..
Zatepľovanie bytov a domov

Úsporné zatepľovanieVykurovanieFinancovaniePožiadavkou všetkých vlastníkov a obyvateľov bytov je mať čo najspoľahlivejšiu správu domu, tak aby bola účelná a šetrila spoločné peniaze. Najefektívnejším spôsobom správy bytového domu je v dnešnej dobe považované spoločenstvo vlastníkov bytov (SVB). Druhou alternatívou správy domu je pre vlastníkov bytov možnosť vybrať si z ponúk firiem, ktoré sa zaoberajú správou nehnuteľností. Spoločenstvo je právnická osoba založená podľa zákona NR SR č.182/1993 Z.z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov,..
Právna poradňa
Zabezpečovací prevod práva k nehnuteľnosti

V slovenskej spoločnosti dlhodobo rezonovala otázka rozporuplného konania nebankových subjektov, ktoré poskytli občanom pôžičky na základe zmluvy o pôžičke, pričom občania za splnenie svojich záväzkov vrátiť požičanú sumu spolu s príslušným úrokom „ručili“ svojimi nehnuteľnosťami. Súčasťou týchto zmlúv bolo ustanovenie o tzv. zabezpečení záväzku prevodom práva k nehnuteľnosti. A tak v mnohých prípadoch došlo k uzavretiu zmlúv, z ktorých vyplývajúce záväzky občania neboli schopní, a to i pri vynaložení dobrej vôle, plniť. V konečnom..
Poplatok za komunálny odpad

Dobrý deň. Som majiteľkou malej chatky neďaleko Banskej Bystrice. Môj manžel zomrel pred ôsmimi rokmi a tak chatku využívam len veľmi zriedkavo, asi 2-3x do roka na pár dní. Patrím k ekologickým chatárom, ktorí produkujú minimum odpadu a ktorí spravidla odvážam z chatovej oblasti späť do mesta. Nevyužívam vlastne odpadové nádoby patriace príslušnej obci, na území ktorej chatka stojí. Napriek tomu musím platiť obci poplatok za odpad. V apríli 2004 som požiadala obec o oslobodenie od poplatkovej povinnosti, avšak do dneška som nedostala žiadnu odpoveď. Naopak,..
Ohováranie v nájomných a susedských vzťahoch

Dovoľujem si na vás obrátiť sa s prosbou o radu. Sme dve mladé pracujúce a podnikajúce študentky. V polovici minulého roka sme si našli ubytovanie v Nitre, jedná sa o byt v osobnom vlastníctve. S prenajímateľom sme mali dobré vzťahy, avšak pred dvomi týždňami sa stala nepríjemná vec - obyvateľom domu, kde bývame, boli do schránok vhodené pozvánky na domovú schôdzu s uvedením termínu - o deň, na ktorej sa malo riešiť údajné poskytovanie erotických služieb v byte prenajímateľa, s uvedením jeho mena, a s ktorým máme nájomnú zmluvu, ako aj údajný predaj..
Financie
Novinky v stavebnom sporení

Správa bytových domovCieľ projektu a konferencieNovela zákona o stavebnom sporeníOkruh poberateľov štátnej prémieAsi nikoho v súčastnej dobe neprekvapí, že medzi základné túžby človeka patrí splnenie si sna o vlastnom bývaní či zmodernizovaní toho, čomu hovoríme vlastný domov. Cesta k peknému a hlavne útulnému bývaniu vedie viacerými cestami. Medzi tie najviac využívané cesty ako sa k tomuto cieľu priblížiť patrí na Slovensku stavebné sporenie. Aby tento nástroj na splenie si sna o peknom bývaní mohol lepšie reagovať na potreby ľudí, dochádza na tomto..
Ceny nehnuteľností

Vývoj cien nehnuteľností na Slovensku od roku 2005 do roku 2010

V slovenských pomeroch sa zvykne dosť často používať fráza ktorá tvrdí, že: „Z grafov sa ešte nikto nenajedol“. Nuž možno je na tom čosi pravdy, ale autor tohto výroku asi nepochopil ich zmysel. Grafy majú v prvom rade informovať o určitom vývoji, či trende v tom či onom segmente. Zároveň by mali upozorniť na určité anomálie, či nezdravý vývoj ktorý sa mohol prejaviť v sledovanom období.Aj z tohto dôvodu sme sa v redakcii Kompletného TRH-u Nehnuteľností rozhodli priniesť základný trend vývoja cien nehnuteľností na Slovensku. Často krát sa v dnešnej..

Pre zlepšovanie vášho zážitku na našich stránkach používame cookies.